Se você perguntar para qualquer pessoa que preenche um relatório de despesas em campo, ou seja, relatório de despesas com representação ou viagem, quase todos irão afirmar que esse método leva muito tempo, além de ser muito chato e ser puramente burocrático. Se você perguntar para qualquer responsável financeiro que recebe e confere esses relatórios, quase todos irão afirmar que se trata de um processo improdutivo, demorado e insano.
Porém se a pergunta for quanto custa todo esse processo de lançar, aprovar e contabilizar cada relatório de despesa, poucos conseguirão responder categoricamente. Realmente não é uma informação tão fácil de se levantar. É preciso levar em conta o custo por hora de todos os funcionários envolvidos nesses processos, os custos com malotes e correios, os gastos do não controle das políticas corporativas, só para citar alguns influenciadores.
Pesquisa feita em 2017 pela PayStream Advisors fez um levantamento que apresentou o custo de cada relatório de despesas. Surpreendentemente, quando esse processo é feito de forma totalmente manual, com o lançamento das despesas em uma planilha Excel, a impressão e o envio por malote para aprovação e, por fim, sua conferência e contabilização, cada relatório representa um gasto de aproximadamente 26 dólares (R$ 90,00) para a empresa. Esse valor chega a assustar ao pensar no custo ignorado todo mês nas finanças da companhia.
Uma das maiores barreiras na implantação de um sistema automatizado está no entendimento dos gestores de que o processo do jeito que está, é funcional. Será mesmo?
Como reduzir o custo com relatório de despesas em campo?
Muitas empresas têm buscado um software de automação do processo de gastos com representação e viagem que possa facilitar todo esse trâmite, trazendo mais assertividade para os dados apresentados. E muito mais que isso, sistemas como esse também são eficazes na aderência dos seus funcionários às políticas corporativas da sua organização, principalmente quando fica claro para eles os benefícios de se utilizar um software um controle de gastos no dia a dia.
Ainda de acordo com a pesquisa da PayStream Advisors, quando esse processo é feito de forma semiautomática, a queda no custo já se mostra bem significativa: vai para cerca de 17 dólares (R$ 91,43). Já é uma boa redução, porém é possível conseguir ainda mais, utilizando um sistema que automatize totalmente o processo de despesas em campo.
Segundo a pesquisa, um sistema totalmente automatizado, reduz o custo do relatório para 6,85 dólares (R$ 36,84). O preço do processo manual é mais do que o triplo da mesma atividade realizada por um sistema automatizado, sem contar na maior assertividade que essa ferramenta irá trazer, evitando custos maiores com possíveis erros.
Assine nossa newsletter!
Conteúdos exclusivos para mentes inquietas em busca de inspiração.
[mautic type=”form” id=”2″]
Imagine a economia de uma empresa com 100 funcionários prestando contas de apenas um relatório por mês: a diferença mensal entre o processo não automatizado e automatizado é de US$ 1.015 mensais (R$5.458,67), totalizando uma economia de US$ 12.180 anuais (R$65.504,04).
É claro que investir em um sistema de gestão de despesas de campo será visto como custo em um primeiro momento para a empresa. Porém, lembre-se que os valores apresentados pela pesquisa mostram um alto retorno sobre o investimento. Imagine a diferença que isso pode fazer quando a sua empresa levar em conta a gestão efetiva sobre todos os gastos envolvidos.
Como um sistema automatizado faz essa economia?
A frase “tempo é dinheiro” aqui pode muito bem ser aplicada. Aplicativos que automatizam os processos trazem muito mais agilidade e assertividade de dados. A redução no tempo do processo gera, automaticamente, uma baita economia. Em resumo, com um software de gestão de despesas, o processo é mais rápido e mais eficaz.
As soluções digitais hoje existentes oferecem várias funcionalidades úteis. Além da análise comum de custos, algumas ferramentas permitem que a empresa aplique suas políticas corporativas no cadastro de cada nova despesa no aplicativo.
Outro ponto muito importante da inovação tecnológica é a facilidade e a mobilidade do acesso a informações. Algumas ferramentas permitem que o funcionário tenha acesso ao sistema em seu dispositivo móvel, podendo registrar seus gastos de onde estiver, e ainda classificar qual a natureza desse gasto, o que facilita ainda mais a extração e análise de resultados, separando o orçamento da empresa em centros de custo, projetos, produtos.
Por fim, com apenas alguns passos, o próprio funcionário pode gerar seu relatório do dia, semana ou mês, e enviar diretamente para a validação e aprovação do gestor responsável dos gastos e seus respectivos reembolsos. Tudo isso em um dispositivo móvel ou pela internet.
Quer implementar um sistema de gestão de despesas na sua empresa?
Existem empresas que oferecem esses sistemas de gerenciamento de gastos com representação e viagem já prontos, como o Portal RDV. Você pode ver como uma solução digital desse tipo pode ser aplicada na sua companhia, e até mesmo parametriza-la de acordo com suas necessidades.
Além disso, uma solução desse tipo pode reduzir o processo de reembolso dessas equipes em até 30 dias. Quer saber como? Conheça o Portal RDV.
