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Muitas vezes, é mais prático para um funcionário pagar as despesas do negócio diretamente do bolso. Quer seja um jantar com clientes, novas ferramentas para um trabalho especializado ou a passagem para chegar em uma reunião. Estes custos muitas vezes podem acabam no cartão de crédito pessoal do funcionário. É uma prática comum pagar o funcionário de volta. E fazer isso de maneira correta e rápida pode manter seu funcionário satisfeito, ao mesmo tempo que reduz sua carga tributária geral.  

O que é um reembolso de despesas? 

Um reembolso de despesas é o pagamento a um funcionário por uma despesa de negócios que ele pagou do próprio bolso. Como regra geral, se a despesa for legítima, o reembolso não é tributado e a empresa pode reivindicar o custo total ou parcial da despesa como dedução fiscal. 

Que tipos de despesas uma empresa deve cobrir? 

Os itens básicos a serem considerados em uma política de reembolso de despesas incluem:  

  • Despesas de viagens de negócios, como hospedagem, alimentação e transporte, mas não entretenimento; 
  • Uso de veículo pessoal para fins comerciais; 
  • Despesas de telecomunicação, como telefone e Internet. 

Benefícios da política de reembolso para pequenas empresas 

Aqui estão alguns motivos pelos quais uma pequena empresa deve ter uma política de reembolso: 

  • Uma política escrita e formalizada ajuda você e seus funcionários a saberem quais despesas se qualificam para reembolso. Uma comunicação clara ajuda seus funcionários a cumprir a política e seguir seus limites. 
  • Uma política de reembolso que evolui com mudanças regulatórias e motivadores externos fornece orientação para funcionários – na maioria das vezes bem-intencionados – que buscam reembolso. 
  • Reduza a comunicação desnecessária. Quando as expectativas são claras, isso agiliza o processo de aprovação porque os funcionários têm menos probabilidade de reivindicar despesas que não estão dentro da política. Isso reduz o tempo de reembolso. 

Como criar uma política de reembolso de despesas 

Para criar uma política de reembolso de despesas, siga estas etapas:  

  1. Estabeleça limites sobre quanto os funcionários devem gastar em cada tipo de despesa. 
  2. Considere como seus funcionários podem alavancar a política de gerenciamento de despesas além das viagens de negócios, como o reembolso de despesas de home office. 
  3. Para tirar proveito das deduções fiscais, certifique-se de que as despesas podem ser reembolsadas de acordo com um plano de contabilidade. Escreva o acordo de reembolso do plano de responsabilidade de sua empresa. 
  4. Crie um relatório de despesas para seus funcionários enviarem para reembolso, incluindo as seguintes informações:  
  • Nome; 
  • Número de identificação do funcionário; 
  • Data de entrega; 
  • Prazo de reembolso; 
  • Centro de custo;  
  • Quantia; 
  • Propósito de negócios; 
  • Documentação, como recibos e faturas.  

     5. Automatize as partes do processo sujeitas a erros. A implementação de um software de gerenciamento de despesas traz muitos benefícios. Para um cálculo preciso da quilometragem, os sistemas possuem integração com GPS embutida. A integração do software de despesas com um sistema de contas a pagar acelera o reembolso. Quando você automatiza o processo, o software sinaliza despesas e erros inadequados, notifica os aprovadores e até mesmo se integra à folha de pagamento, se for o caso.  

Melhores práticas de reembolso para pequenas empresas  

O objetivo para os melhores processos de reembolso é remover obstáculos ao pagamento. Aqui estão quatro etapas que as pequenas empresas podem seguir para ajudar a tornar suas políticas e procedimentos o mais eficientes possível.  

  1. Examine a política regularmente. Certifique-se de que a política acompanha as mudanças no código tributário, bem como as condições ambientais e econômicas. Uma prática recomendada é estabelecer um comitê de viagens e despesas com representantes de várias partes do negócio, como comunicações corporativas, finanças, recursos humanos, vendas e possivelmente jurídico, para se reunir mensalmente e revisar e atualizar a política conforme necessário. 
  2. Comunique a política além da integração. Envie e-mails regularmente e forneça sessões de treinamento sobre atualizações significativas para gerentes e outros funcionários. Se uma política precisar ser atualizada, a mensagem deve vir de alguém de sua equipe de liderança e explicar claramente por que as mudanças estão sendo feitas e onde os funcionários podem encontrar as informações mais recentes. Dê exemplos sem chamar funcionários específicos para destacar áreas complicadas e explicar como evitá-las. 
  3. Reembolsar despesas de negócios de acordo com um plano contábil para reduzir a receita tributável de negócios. 
  4. Aplique a política nos níveis mais altos. Mais de um quarto das fraudes de reembolso vêm de executivos e da alta administração, de acordo com uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners. Deve ficar claro que as políticas se aplicam a todos. 

Modelo de política de reembolso de despesas de funcionários para pequenas empresas  

Observe atentamente os tipos de despesas comuns à sua empresa. Por exemplo, se você faz muitas viagens de negócios, considere a criação de modelos para seus funcionários preencherem. Os modelos também ajudam a manter os requisitos do plano de prestação de contas sob controle para que as despesas possam ser deduzidas do imposto de renda. 

O gerenciamento de despesas pode ser um processo entediante, com muita entrada de dados manual e papelada propensa a erros. A automação do gerenciamento de despesas torna esse processo mais rápido, fácil e reduz a possibilidade de erros e fraudes. E sua popularidade está crescendo. Na verdade, uma pesquisa da Technavio, um grupo de pesquisa de mercado, estima que o software de gerenciamento de viagens e despesas cresça 12% ao ano. Conhecendo os regulamentos federais e estaduais, o código tributário e garantindo que as necessidades dos funcionários sejam atendidas, você pode reembolsar os funcionários de uma forma que seja responsável pelos resultados financeiros de sua empresa e pelas necessidades de seus funcionários. 

Certamente, o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.   

Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão. Solicite uma demonstração gratuita da nossa solução. 

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