O processo de reembolso de despesas corporativas é algo comum na rotina de diversas empresas, seja ela pequena, média ou grande. Essa gestão de despesas é feita com o objetivo de reembolsar os custos de um funcionário ou prestador de serviços.
As empresas precisam manter o controle de gastos corporativos de maneira estratégica e eficiente.
Se você quer saber o que é reembolso de despesas corporativas e, como aplicar ao seu negócio. Continue a leitura!
Sumário
- Reembolso de despesas: o que é
- Formas de fazer o reembolso de despesas corporativas
- Software de Reembolso de Despesas Corporativas
- Sobre o Portal RDV
Reembolso de Despesas Corporativas: o que é
O gerenciamento de despesas corporativas é uma operação complexa que ocorre no processo de devolução dos valores gastos de um colaborador. Isso significa que, se um colaborador precisar custear algum tipo de despesa utilizando o próprio dinheiro, a empresa precisa ressarcir esse mesmo valor mediante a comprovação de seus gastos.
Exemplos:
- Despesas de viagem:
O deslocamento de um funcionário ou mesmo de um grupo de colaboradores acontece, com isso são gerados gastos que na maioria das vezes são pagos pelos próprios funcionários, seja com gastos de deslocamento, hospedagem, passagem, combustível ou algum outro custo gerado.
- Refeições:
Se um funcionário estiver jantando em uma viagem de trabalho, ou em um almoço de negócios, ele deve ser reembolsado pelos gastos como despesas corporativas.
- Correios:
Devido à pandemia, muitas empresas adotaram ao trabalho home office, com isso a demanda de entrega de materiais via correios tem sido alta, principalmente do setor farmacêutico.
Reembolso de despesas para funcionários
Se o funcionário precisou comprar algum tipo de material, ou realizar alguma melhoria para a empresa com seus próprios recursos financeiros, ele também deve ser reembolsado.
Formas de fazer o reembolso de despesas corporativas
Atualmente, existem dois tipos de controle de reembolso corporativo, de forma manual e automatizada.
Processo manual:
Esse procedimento é realizado todo de forma manual, ou até utilizando planilhas, que os colaboradores, pacientemente – ou não – preenchem, imprimem, levam para receber as assinaturas dos diferentes departamentos, anexam inúmeras notas fiscais.
Porém, esse é um processo que demanda mais tempo, tem um alto custo, é sujeito a falhas humanas e suscetível a fraudes, e não é tão eficaz em relação ao controle de gastos.
Processo automatizado:
Integrado ou não ao ERP, torna o processo mais profissional, e possibilita a unificação de informações de cargos, hierarquia, contabilização das despesas, verbas, adiantamentos, tudo em um só lugar.
Você pode aprovar ou rejeitar uma ou todas as despesas apresentadas nos diferentes relatórios enviados para reembolsos. Quando uma despesa é rejeitada pelo aprovador, imediatamente ela volta para que o profissional faça a correção necessária antes de encaminhá-la ao departamento financeiro.
O sistema permite a criação de relatórios de reembolso, de adiantamento ou de despesas pagas com cartão corporativo.
Software de Reembolso de Despesas Corporativas
O Portal RDV oferece um sistema de gestão direcionado estrategicamente para controlar as despesas corporativas.
Independente da demanda da gestão em relação a gastos e despesas da sua organização, a ferramenta organiza os dados em tempo real.
Além disso, seguindo a evolução natural dos modelos de trabalho como home office, o acesso à plataforma pode ser remoto.
Portanto, existe a possibilidade de acompanhar todos os processos da operação, seja online ou offline, tanto pelo aplicativo como por navegadores web.
Resumindo, trata-se de automatizar todo o processo para garantir o objetivo principal, que é a redução de custos, agilidade e redução de fraudes.
O software é capaz de implementar melhorias que inibem os erros do procedimento manual e atua por meio de três vertentes.
Benefícios
1. Integração:
O Portal RDV pode ser integrado a qualquer sistema ERP, isso traz agilidade aos processos. Um colaborador que usou o cartão de crédito corporativo para pagar um almoço durante a viagem, por exemplo, pode rapidamente tirar uma foto da nota fiscal e cadastrá-la no Portal RDV. A imagem irá direto para o sistema do departamento financeiro, permitindo a prestação de contas em tempo real.
2. Classificação:
Tão importante quanto saber os valores investidos em uma viagem de negócios é entender como a verba foi utilizada. Com o sistema de controle de gastos com viagens, é possível classificar cada pagamento por setores como alimentação, transporte, hotelaria etc. Ter métricas classificadas dessa forma facilita a elaboração um balanço comparativo de gastos e até mesmo a negociação com um fornecedor ou parceiro.
3. Controle:
A automatização do processo de reembolso é uma maneira segura de garantir a plena aplicação das políticas da empresa, além de gerar economia. Isso devido ao fato de poder adaptar-se às necessidades corporativas, como o ajuste de um budget máximo disponível para determinada viagem.
Por meio da elaboração rápida e precisa dos relatórios de gastos, também há como saber qual é a média mensal, ou anual, de despesas com viagens de negócio atingida por um departamento, por exemplo.
Com o sistema de controle de gastos com viagens, o fechamento mensal da contabilidade passa a ser 58,5% mais eficiente.
Assim, investir na automatização dos relatórios de despesas com viagens é o passo certeiro na busca por eficiência dentro da gestão de equipe de vendas externas. Confie na tecnologia a fim de economizar tempo e recursos financeiros e humanos – os bens mais preciosos de uma corporação.
Sobre o Portal RDV
O Portal RDV é um sistema de gestão de despesas corporativas multiplataforma que opera tanto na web quanto no mobile pelo nosso APP, automatizando completamente o processo de reembolso em empresas, desde o cadastro da despesa pelo profissional até sua aprovação e validação pelo departamento financeiro.
Certamente, o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.
Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão.
