Na hora de realizar a gestão de despesas corporativas da sua empresa, você é do tipo que realiza cada um dos cálculos exatamente como o cupom fiscal entregue aponta, mas está sempre acumulando trabalho ou prefere arredondar os valores das notas para otimizar os processos e agilizar os faturamentos?
Independente do seu perfil profissional, sinto em te informar que ambos podem apresentar riscos graves para a gestão de despesas corporativas.
No primeiro deles, realizar a conferência e o cálculo sozinho dos valores a serem faturados com despesas corporativas pode gerar um gargalo nas entregas, além de sobrecarregar suas funções e não permitir que você realize outras atividades, tão importantes quanto essa, dentro do setor financeiro da sua empresa como a redução de custos com relatório de despesas.
Já na segunda opção, é preciso ter ainda mais cuidado com pequenos arredondamentos. Vamos pegar como exemplo o terceiro maior gasto corporativo das empresas no Brasil, viagens de equipes externas.
De acordo com pesquisa realizada em 2016 pela ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil), o valor médio de uma passagem área foi de R$ 349,14. Agora vamos aos cálculos:
Suponhamos que sua empresa possui 10 funcionários externos, porém eles viajam apenas uma vez por mês cada. Seriam, então, 10 passagens de R$ 394,14 – resultando em um custo mensal de R$ 3.491,40.
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Caso você arredondasse o valor de reembolso das passagens para R$ 350, você teria um custo mensal de R$ 3.500 com viagens corporativas. Com esse simples arredondamento, sua empresa estaria pagando R$ 8,60 a mais.
Para evitar esse tipo de erro, é essencial que sua empresa possua uma política corporativa de reembolso bem estipulada, e que esta seja muito bem empregada, independente das atividades do dia a dia.
Caso sua empresa ainda não saiba exatamente como implementar uma política que garanta a redução de custos corporativos, leve essa informação até seus diretores ou gestores e mostre, com números reais, a importância de parametrizar e automatizar os faturamentos com despesas corporativas. Apenas dessa forma será possível obter uma gestão eficaz garantindo uma redução de custos eficiente.
