Em diferentes setores corporativos, a melhor forma de controlar as despesas de uma operação é aplicar um processo de reembolso claro para todos os profissionais envolvidos.
Este procedimento vem sendo utilizado por empresas de todos os portes para ajudar a gestão a equalizar suas finanças.
Nas empresas de TI este gerenciamento torna-se cada vez mais importante para que os gestores possam mensurar os gastos e restituir os colaboradores corretamente.
Atualmente, muitos profissionais líderes de empresas do setor de tecnologia da informação descobrem ferramentas que trazem diversos benefícios para a organização.
Todas elas foram reunidas neste artigo e servem como impulsionadores para melhorar o processo de reembolso em operações de companhias de tecnologia.
Processo de reembolso para empresas de TI
Quando empresas buscam soluções para conter e controlar os gastos de sua operação, imediatamente elas ganham se asseguram contra ações na justiça trabalhista.
Por outro lado, aplicar sistemas de reembolso contribui diretamente com a gestão financeira a partir de relatórios diários e maior controle sobre os comprovantes de despesas.
Ou seja, todos os ressarcimentos feitos aos colaboradores precisam da comprovação de que são necessários para a atividade de trabalho exercida.
Por exemplo, em viagens corporativas o sistema de reembolso fornece toda a documentação para que o setor de finanças controle os recursos da empresa.
Assim, todos os registros feitos neste processo funcionam como parâmetro para novas atividades e ajudam no planejamento de processos de reembolso no futuro.
A partir de agora, você conhecerá os 4 passos para melhorar o processo de reembolso no setor de TI da sua organização.
Passo 1: Monitoramento de atividades
As ferramentas tecnológicas criadas para o processo de reembolso corporativo podem aprimorar o monitoramento de gastos dos colaboradores.
A partir de sistemas inteligentes, a gestão transmite valores de confiança para as equipes por atuarem de forma transparente com o ressarcimento das despesas de cada trabalhador.
Usando a localização em tempo real e acompanhando todos os gastos de maneira constante, a empresa consegue monitorar todas as atividades dos profissionais.
Isto reflete em posturas mais íntegras dos profissionais já que a tecnologia dos sistemas digitais de reembolso têm maior assertividade em relação a despesas.
Passo 2: Engajamento dos colaboradores
Para a gestão de gastos das empresas de TI nada melhor do que uma equipe comprometida e engajada com a operação, certo?
Certamente, este cenário ajuda a melhorar o processo de reembolso de empresas da área de TI principalmente quando as equipes conhecem as regras para esta atividade.
Além de envolver os gestores da companhia, o bom funcionamento da política de ressarcimento de despesas depende do engajamento dos colaboradores.
Nesse sentido, o papel dos gestores inclui alinhar de maneira constante com a equipe como funciona a política de reembolso e mantê-la sempre atualizada.
Portanto, compartilhe com sua equipe informações sobre novas regras e o funcionamento delas na operação, periodicamente.
Passo 3: Controle de recibos e notas fiscais
Outra forma de melhorar o processo de reembolso nas empresas de tecnologia da informação comum às ferramentas atuais é oferecer maior controle sobre os comprovantes de gastos.
Ou seja, o hábito de guardar os recibos de compras e notas fiscais e apresentá-los aos gestores migrou para o ambiente digital.
Hoje, os colaboradores conseguem atualizar um relatório de gastos de maneira 100% digital, sem riscos de perda destes documentos ou deterioração, por exemplo.
Certamente as empresas devem exigir os cupons que comprovem gastos de colaboradores, mas podem utilizar a tecnologia em benefício da melhor gestão.
Passo 4: Tecnologia como aliada em processo de reembolso
Antes de mais nada, lembre-se que a tecnologia evolui constantemente como aliada de líderes e gestores em diferentes processos das operações.
Um dos principais motivadores de sua aplicação política de reembolso é a sua ajuda em facilitar o dia a dia nos departamentos financeiros.
Hoje existem plataformas que automatizam o registro e o controle de despesas de cada colaborador, como o Portal RDV.
Se você se sente pronto para identificar valores e acompanhar os gastos de forma online, garantindo também a segurança da informação para a empresa, solicite uma demonstração gratuita da nossa solução.
