A Eurofarma criou um portal para automação da gestão de reembolsos de 3 mil colaboradores que atuam com as atividades de propaganda.
O sistema funciona integrado ao sistema de gestão SAP da empresa e aos processos de pagamentos do Banco do Brasil. A implantação foi feita em 90 dias pela Viceri, que também fez o desenvolvimento.
Com a novidade, a Eurofarma vai eliminar 50 mil impressões por ano nas suas rotinas de apontamento de despesas dos colaboradores, responsáveis pelo relacionamento com a área médica.
O colaborador, ao apontar a despesa enviando uma foto do comprovante por meio de um aplicativo, iniciando um fluxo de conciliação que passa por uma primeira checagem automática de limites de valores para cada tipo de despesa, vinculado ao pagamento da fatura do cartão corporativo disponibilizado.
Após essa primeira checagem, o líder pode conferir e liberar automaticamente os relatórios para as áreas administrativas e financeiras por meio da vinculação com o ERP.
O chamado Portal RDV ainda contempla um Business Intelligence embarcado para a extração de relatórios de análise da evolução das despesas.
‘Saímos do processo manual, que podiam conter erros, para uma realidade automatizada, sustentável, econômica e ágil’, pontua Helton Pinheiro de Carvalho, diretor de Empreendedorismo e Digital da Eurofarma.
A implementação reduziu custos para a Eurofarma com impressões, armazenamento de papeis e logística, para um volume de dezenas de milhares de transações mensais.
Carvalho destaca que a solução é flexível. Durante o período da pandemia, os propagandistas enviaram álcool gel e de cestas básicas para entidades, como uma parte de uma ação social da empresa, cujo pagamento foi feito no portal.
‘Nosso objetivo inicial foi alcançado. Agora, expandiremos para outras áreas e focaremos em recursos como Inteligência Artificial e Machine Learning para ampliar nossa automatização’, finaliza Carvalho.
Com quase 50 anos de mercado, a Eurofarma é a primeira multinacional farmacêutica brasileira.
A Viceri é sediada em Jundiaí, no interior de São Paulo, tem cerca de 100 funcionários e 30 anos de mercado.
Ninguém falou disso na nota enviada para divulgar o projeto, mas não pode deixar de notar que com o projeto na Eurofarma, a Viceri passou na frente da poderosa SAP.
Isso porque a multinacional alemã tem uma empresa focada em controle de despesas e afins: a Concur, comprada por US$ 7,3 bilhões em 2014.
Vale destacar que a Eurofarma é uma cliente fiel da SAP. A farmacêutica esteve entre as primeiras no país a iniciar um processo de migração para o S/4 Hana, a última versão do ERP da multinacional, ainda em 2017.
O projeto foi feito em 16 meses e resultou em 28 empresas de 13 países migrados, 71 mil tabelas convertidas e mais de 730 horas de treinamento realizadas por 500 colaboradores.
Em 2019, a Eurofarma contava com 1.490 usuários no sistema SAP, sendo 1.095 deles no Brasil.
Portal RDV e o processo de reembolso na indústria farmacêutica
Certamente, o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.
Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão.
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