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Em diferentes setores corporativos, a melhor forma de controlar as despesas de uma operação é aplicar um processo de reembolso claro para todos os profissionais envolvidos.

Este procedimento vem sendo utilizado por empresas de todos os portes para ajudar a gestão a equalizar suas finanças.

Nas empresas de TI este gerenciamento torna-se cada vez mais importante para que os gestores possam mensurar os gastos e restituir os colaboradores corretamente.

Atualmente, muitos profissionais líderes de empresas do setor de tecnologia da informação  descobrem ferramentas que trazem diversos benefícios para a organização.

Todas elas foram reunidas neste artigo e servem como impulsionadores para melhorar o processo de reembolso em operações de companhias de tecnologia.

Processo de reembolso para empresas de TI

Quando empresas buscam soluções para conter e controlar os gastos de sua operação, imediatamente elas ganham se asseguram contra ações na justiça trabalhista. 

Por outro lado, aplicar sistemas de reembolso contribui diretamente com a gestão financeira a partir de relatórios diários e maior controle sobre os comprovantes de despesas.

Ou seja, todos os ressarcimentos feitos aos colaboradores precisam da comprovação de que são necessários para a atividade de trabalho exercida.

Por exemplo, em viagens corporativas o sistema de reembolso fornece toda a documentação para que o setor de finanças controle os recursos da empresa.

Software para reembolso corporativo

Assim, todos os registros feitos neste processo funcionam como parâmetro para novas atividades e ajudam no planejamento de processos de reembolso no futuro.

A partir de agora, você conhecerá os 4 passos para melhorar o processo de reembolso no setor de TI da sua organização.

Passo 1: Monitoramento de atividades

As ferramentas tecnológicas criadas para o processo de reembolso corporativo podem aprimorar o monitoramento de gastos dos colaboradores.

A partir de sistemas inteligentes, a gestão transmite valores de confiança para as equipes por atuarem de forma transparente com o ressarcimento das despesas de cada trabalhador. 

Usando a localização em tempo real e acompanhando todos os gastos de maneira constante, a empresa consegue monitorar todas as atividades dos profissionais.

Isto reflete em posturas mais íntegras dos profissionais já que a tecnologia dos sistemas digitais de reembolso têm maior assertividade em relação a despesas.

Passo 2: Engajamento dos colaboradores

Para a gestão de gastos das empresas de TI nada melhor do que uma equipe comprometida e engajada com a operação, certo?

Certamente, este cenário ajuda a melhorar o processo de reembolso de empresas da área de TI principalmente quando as equipes conhecem as regras para esta atividade.

Além de envolver os gestores da companhia, o bom funcionamento da política de ressarcimento de despesas depende do engajamento dos colaboradores.

Nesse sentido, o papel dos gestores inclui alinhar de maneira constante com a equipe como funciona a política de reembolso e mantê-la sempre atualizada.

Portanto, compartilhe com sua equipe informações sobre novas regras e o funcionamento delas na operação, periodicamente.

Passo 3: Controle de recibos e notas fiscais

Outra forma de melhorar o processo de reembolso nas empresas de tecnologia da informação comum às ferramentas atuais é oferecer maior controle sobre os comprovantes de gastos.

Ou seja, o hábito de guardar os recibos de compras e notas fiscais e apresentá-los aos gestores migrou para o ambiente digital.

Hoje, os colaboradores conseguem atualizar um relatório de gastos de maneira 100% digital, sem riscos de perda destes documentos ou deterioração, por exemplo.

Certamente as empresas devem exigir os cupons que comprovem gastos de colaboradores, mas podem utilizar a tecnologia em benefício da melhor gestão.

Passo 4: Tecnologia como aliada em processo de reembolso

Antes de mais nada, lembre-se que a tecnologia evolui constantemente como aliada de líderes e gestores em diferentes processos das operações.

Um dos principais motivadores de sua aplicação política de reembolso é a sua ajuda em facilitar o dia a dia nos departamentos financeiros.

Hoje existem plataformas que automatizam o registro e o controle de despesas de cada colaborador, como o Portal RDV.

Se você se sente pronto para identificar valores e acompanhar os gastos de forma online, garantindo também a segurança da informação para a empresa, solicite uma demonstração gratuita da nossa solução.

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Sobre o Portal RDV

O Portal RDV é um sistema de gestão de despesas corporativas multiplataforma que opera tanto na web quanto no mobile pelo nosso APP, automatizando completamente o processo de reembolso em empresas, desde o cadastro da despesa pelo profissional até sua aprovação e validação pelo departamento financeiro.

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