Toda empresa – de pequeno, médio ou grande porte – depende de processos internos que organizam a rotina de trabalho de modo a conquistar um fluxo contínuo e cada vez mais eficiente. Mas também se sabe que em toda cultura organizacional há falhas que precisam ser resolvidas rapidamente para que nenhuma atividade trave qualquer parte do circuito. Isso se aplica aos mais diversos departamentos de uma corporação, inclusive no gerenciamento de gastos com viagens corporativas.
Segundo Marcel Pratte, CEO da Viceri, empresa de serviços de tecnologia da informação (TI) e desenvolvedora do Portal RDV, o primeiro problema que as companhias buscam resolver é a falta de controle das políticas corporativas – e os processos manuais não ajudam em nada nesse sentido. Além disso, esse modelo, ainda muito tradicional nas empresas brasileiras, costuma ser lento e custoso.
Marcel Pratte ainda acrescenta que as lacunas desse sistema podem prejudicar não só o fluxo das regras internas, por meio de eventuais descumprimentos que atrasam o processo, como também a contabilidade, que acaba deixando de ser fechada mensalmente pela falta de informações precisas devido a notas fiscais perdidas ou excesso de documentos que precisam ser analisados pelo departamento financeiro, por exemplo. Forma-se, assim, um círculo vicioso, no qual a companhia mergulha e alimenta a perda constante de dinheiro.
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Com o objetivo de quebrar esse ciclo, nasce o Portal RDV, um software de gestão de gastos corporativos que gera economia diária em várias empresas. O software é capaz de implementar melhorias que inibem os erros do procedimento manual e atua por meio de três vertentes. São elas:
1. Integração
O Portal RDV pode ser integrado a qualquer sistema, incluindo o sistema SAP, isso traz agilidade aos processos. Um colaborador que usou o cartão de crédito corporativo para pagar um almoço durante a viagem, por exemplo, pode rapidamente tirar uma foto da nota fiscal e cadastrá-la no Portal RDV. A imagem irá direto para o sistema do departamento financeiro, permitindo a prestação de contas em tempo real.
2. Classificação
Tão importante quanto saber os valores investidos em uma viagem de negócios é entender como a verba foi utilizada. Com o sistema de controle de gastos com viagens, é possível classificar cada pagamento por setores como alimentação, transporte, hotelaria etc. Ter métricas classificadas dessa forma facilita a elaboração um balanço comparativo de gastos e até mesmo a negociação com um fornecedor ou parceiro.
3. Controle
A automatização do processo de reembolso é uma maneira segura de garantir a plena aplicação das políticas da empresa, além de gerar economia. Isso devido ao fato de poder adaptar-se às necessidades corporativas, como o ajuste de um budget máximo disponível para determinada viagem.
Por meio da elaboração rápida e precisa dos relatórios de gastos, também há como saber qual é a média mensal, ou anual, de despesas com viagens de negócio atingida por um departamento, por exemplo.
Com o sistema de controle de gastos com viagens, o fechamento mensal da contabilidade passa a ser 58,5% mais eficiente.
Assim, investir na automatização dos relatórios de despesas com viagens é o passo certeiro na busca por eficiência dentro da gestão de equipe de vendas externas. Confie na tecnologia a fim de economizar tempo e recursos financeiros e humanos – os bens mais preciosos de uma corporação.
Entre em contato com o Portal RDV e solicite uma demonstração gratuita da ferramenta.
