Adotar um sistema de reembolso de despesas de viagem e gestão financeira empresarial é um passo em direção a uma operação mais assertiva.
Lidar com dinheiro requer cuidados principalmente quando colaboradores desempenham suas funções em trânsito, desde visitas e reuniões a viagens de negócios.
Atualmente, as viagens corporativas funcionam como parte da estratégia de crescimento de diferentes empresas e, por isso, os gestores precisam evitar falhas.
Gerenciar o reembolso de despesas de colaboradores que viajam em nome de suas companhias necessita de atenção para detalhes que fazem a diferença.
Ou seja, qualquer erro pode representar prejuízos de diferentes naturezas, tanto para a organização, quanto para o viajante.
No caso das empresas, quando acontecem erros nesta etapa, normalmente representa pagamento de juros por atraso.
Por outro lado, para os colaboradores, os principais aspectos que definem os erros de reembolso incluem desgaste físico, mental e emocional.
Erros comuns em reembolso de despesas de viagem
Neste artigo, vamos mostrar quais os principais erros cometidos pelos líderes em reembolso de despesas de viagem, para evitar que aconteçam.
Falta de planejamento
Pagar por passagens e hospedagens mais caras que o normal mostra perfeitamente que a gestão não planejou bem os gastos da operação.
Quanto mais perto da data de embarque ou do check in nos hotéis, maior será a fatura de pagamento para a empresa.
A partir de um planejamento prévio a gestão consegue monitorar as datas mais importantes para viagens corporativas e planejar seus gastos.
Políticas restritivas/liberais
O equilíbrio das finanças gera resultados satisfatórios para ambos os lados em um modelo de reembolso de despesas corporativas.
Ou seja, tanto as políticas restritivas demais quanto as muito liberais trazem o desequilíbrio para a gestão financeira e de pessoas.
Por exemplo, ao oferecer um orçamento baixo para alimentação, transporte e hospedagem, a gestão impacta o bem estar dos colaboradores em trânsito.
Em contrapartida, empresas que optam pela política de gastos com margem elevada, acabam tornando a viagem corporativa mais cara que o necessário.
Nesse sentido, a busca dos líderes deve focar na procura pelo equilíbrio na gestão de viagens corporativas, atento às necessidades do colaborador e o orçamento da companhia.
Negar tecnologias
Quem ainda pensa que a tecnologia não contribui com as tarefas financeiras de uma empresa comete um erro primário diante do mundo em que vivemos.
Ao contrário, a tecnologia mostra-se cada vez mais, uma aliada para a gestão de viagens empresariais, com diversas funções para organizar as despesas.
A partir de sistemas digitais como o Portal RDV, os gestores conseguem produzir relatórios, assim como aprovar os pagamentos referente a cada viagem.
Além disso, o acesso ao sistema permite o uso de dispositivos móveis, como smartphones, para tornar a operação mais ágil.
Comprovantes da despesa
Gerenciar os comprovantes de despesas em viagens corporativas implica em alguns erros comuns aos gestores do departamento financeiro.
O relatório de despesas deve ter alinhamento preciso com os dados sobre cada comprovante para validar o reembolso de gastos.
Por isso, sistemas online minimizam erros ao registrar despesas em tempo real e eliminam as chances de perda dos comprovantes fiscais.
Por outro lado, os comprovantes ilegíveis impactam o orçamento de forma negativa porque comprometem a leitura do documento e, consequentemente, seu reembolso.
Ferramenta para reembolso de despesas de viagem
Depois de conhecer os erros mais comuns na gestão de gastos empresariais em viagens corporativas, resta evoluir a gestão financeira da sua empresa.
Além de prevenir custos extras em viagens de negócios, dê um passo à frente da concorrência a partir do Portal RDV. Conheça agora mesmo tudo sobre nossa solução!
