Você sabe exatamente qual é a representatividade dos gastos com viagens corporativas no financeiro de sua empresa? Fica difícil encontrar a resposta em meio aos montes de planilhas que os colaboradores pacientemente – ou não – preenchem, imprimem, levam para receber as assinaturas dos diferentes departamentos, anexam inúmeras notas fiscais e encaminham para você, gestor de equipe de vendas externas, na esperança de conseguir o reembolso o quanto antes. Não é assim?
Se você fez um sinal positivo com a cabeça, está na hora de repensar esse processo: com os objetivos de extinguir essa lentidão e reduzir custos, a Viceri criou o Portal RDV, um software de gestão que otimiza a elaboração dos relatórios de despesas com viagens corporativas.
Vale trazer o conceito que Clemente Nobrega e Adriano R. de Lima citam no livro Innovatrix – Inovação para Não Gênios: “Dinheiro é a métrica que revela se a empresa agrega valor aos inputs que usa. Valor é a finalidade, dinheiro é a métrica”. Assim, pode-se afirmar que esse software de gestão de viagens corporativas entrega valor para a companhia, ou seja, não só oferece agilidade como também ajuda a reter o dinheiro que seria gasto desnecessariamente. O investimento aplicado nessa tecnologia retorna rapidamente, e a economia gerada permanece. Mas, infelizmente, muitos gestores não sabem como funciona um software de controle de despesas e como escolher um.
E quais soluções o Portal RDV apresenta para o setor financeiro da empresa? Vejamos:
Otimização
O tempo de confecção dos relatórios é otimizado, aumentando a produtividade, o que impacta o rendimento da companhia.
Organização
Todas as métricas envolvidas nas viagens corporativas ficam organizadas, o que permite exatidão no controle de gastos.
Facilidade de negociação
Com essa exatidão, fica mais fácil apresentar argumentos para negociar bons preços com fornecedores e parceiros.
Redução na compra de material
Graças ao sistema eletrônico, os processos que dependem de impressão de inúmeras vias, por exemplo, tornam-se dispensáveis.
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E o reembolso dos colaboradores também é beneficiado. A precisão do Portal RDV permite a validação mais ágil da prestação de contas, e, assim, o retorno do dinheiro aos colaboradores é 50,8% mais rápido. Ou seja, todos os lados saem ganhando – a equipe de vendas externas, o gestor e a corporação.
Por oferecer tamanhos benefício na redução de custos, fica fácil entender por que tem aumentado a busca por software de gestão de viagens corporativas. Nos Estados Unidos, por exemplo, segundo o relatório da Pay Stream Advisors, a utilização do sistema automatizado para os relatórios de despesas já representa 55% dos envios em comparação aos métodos tradicionais.
Embarcar nessa tendência é uma decisão segura e estratégica para as empresas que desejam estar à frente no cenário econômico atual, que traça desafios cada vez maiores.
O cenário das viagens corporativas
Embora os dados do 10º Indicador Econômico de Viagens Corporativas (IEVC), divulgados no portal Panrotas, mostrem que houve uma queda de 3,6% na receita das viagens corporativas no Brasil em 2015, elas ainda são maioria no cenário geral do turismo nacional. Portanto, a atenção para este departamento nas empresas não deve ser desviada. Com um bom planejamento e a escolha correta de um bom software de reembolsos corporativos, é possível prosseguir com a expansão das frentes, promovendo viagens de negócios que trarão novos contatos, oportunidades e resultados positivos.
