Quando uma empresa arca com os gastos de seus colaboradores em viagens de negócios, que incluem diárias de hotéis, o cartão de crédito corporativo é a principal ferramenta.
Talvez o maior desafio do gestor esteja em manter o controle das despesas de forma que a fatura não se transforme em problemas financeiros.
Por isso, o mais importante para a gestão de equipes com vendedores externos passa por acertividade de gastos, planejamento financeiro e definições de prioridades.
Da mesma forma que o cartão de crédito pessoal, o modelo criado para empresas oferece os mesmos serviços e, por isso, os gestores precisam ter cautela.
Ao perder o controle dos gastos com o cartão empresarial, a gestão inverte o sentido da ferramenta.
Ou seja, o que foi planejado para melhorar a situação financeira da companhia torna-se problema para os empresários.
Para contribuir com o melhor funcionamento da operação reunimos as principais dicas sobre como controlar o cartão de crédito corporativo.
Como controlar o cartão de crédito corporativo?
Regras de uso
Primeiramente, precisamos estabelecer regras sobre o uso do cartão pelos colaboradores, tanto em viagens, quanto eventos corporativos ou deslocamentos de rotina
Ou seja, o gestor precisa definir como, quanto e onde serão feitos os gastos com o cartão de crédito.
Além de ter as regras estabelecidas, o cumprimento delas tem efeito direto na operação e esta tarefa cabe aos líderes das organizações.
Quando a equipe entende todas as regras de uso a partir de orientações atualizadas periodicamente, o controle do gestor passa a ser cada vez mais assertivo.
Despesas prioritárias
Todas as despesas cobertas pelo cartão de crédito corporativo devem estar caracterizadas de acordo com suas prioridades dentro do cronograma de gastos.
Em outras palavras, para controlar as despesas do cartão corporativo muitos gestores classificam a importância de diferentes produtos e serviços.
Portanto, saiba qual o nível para cada uma das prioridades que envolvem a operação e mantenha o caixa da empresa saudável.
Controle de fluxo
Esta regra vale tanto para empresas quanto para pessoas que precisam manter o caixa saudável financeiramente.
A partir de um planejamento financeiro, todo o controle de fluxo de caixa feito no cartão de crédito torna-se peça chave para a operação.
Naturalmente, os dados referentes aos gastos empresariais direcionam a gestão para o melhor gerenciamento dos gastos gerados pelos colaboradores.
A dica principal é registrar todas e quaisquer despesas pagas com o instrumento corporativo como base para análise periódica dos líderes.
Comparar despesas torna-se uma forma cada vez mais comum para identificar padrões de utilização do serviço de crédito corporativo.
Agilidade e segurança
Sem dúvida o cartão de crédito agiliza o processo de fazer compras, otimizando o tempo de disponibilidade do colaborador nas tarefas.
Além disso, os colaboradores passam a eliminar a necessidade de transportar quantias em dinheiro em viagens corporativas, por exemplo.
Por outro lado, o representante da empresa em trânsito evita expor sua segurança a partir da escolha do plástico no lugar das cédulas.
Vale destacar que o cartão de crédito corporativo funciona como a evolução do sistema de reembolso, quando o colaborador paga do próprio bolso e recebe após a viagem.
Cartão de crédito corporativo não é o vilão
A partir deste conteúdo, fica claro que o cartão de crédito empresarial não pode ser considerado um vilão da operação.
Na verdade, funciona como instrumento de gestão financeira e, com serviços de empresas especializadas, as transações dos gastos com cartão são importadas diretamente para o sistema.
Com estas dicas sua empresa pode buscar melhores resultados financeiros com a ajuda do cartão de crédito corporativo.
Que tal começar a olhar para o cartão empresarial como o mocinho da história? Se precisar de uma ajuda com o controle de gastos, conte com o Portal RDV!
