Certamente a política de reembolso corporativo compõe o modelo de gestão financeira de empresas de portes e segmentos distintos.
Entretanto, existem pontos fracos neste sistema que podem contribuir de forma negativa para a companhia, principalmente pelo aspecto burocrático.
Ou seja, ao fazer o reembolso das despesas geradas pelos colaboradores, todo o processo costuma acontecer de forma lenta.
Por exemplo, considerando despesas como hospedagem e alimentação em trânsito, o colaborador terá o reembolso posterior, o que envolve outros setores da empresa.
Somente após a entrega de relatórios sobre os gastos corporativos, apresentação de recibos e comprovantes de pagamento, a gestão realiza o reembolso.
Por isso, cada vez mais gestores buscam alternativas para gerenciar as despesas dos colaboradores de forma ágil, assertiva, mas simples e prática.
Como otimizar o reembolso corporativo?
Antes de mais nada, os gestores precisam entender que a otimização do reembolso ajuda a diminuir os erros e, consequentemente, os prejuízos financeiros da empresa.
Para contribuir com a gestão financeira de empresas de diferentes portes e segmentos, reunimos as principais dicas para otimizar o reembolso corporativo.
Leia até o final deste conteúdo para conhecer algumas formas de melhorar o sistema de reembolso da sua empresa, como:
- Uso da tecnologia
- Política de gastos
- Criação do processo
- Ferramentas digitais
Uso da tecnologia
Não importa qual o departamento que a sua empresa precisa otimizar, a tecnologia de hoje consegue atuar em diferentes processos, inclusive o de reembolso corporativo.
Portanto, o primeiro passo dos gestores em direção aos processos otimizados é o de abraçar a tecnologia e aplicar suas ferramentas na gestão financeira.
Após a implementação da tecnologia disponível no mercado, os gestores percebem as vantagens principalmente em processos manuais que tornam-se automatizados.
Ou seja, aquelas tarefas mecânicas como preencher planilhas de gastos e despesas ficam à cargo dos softwares e plataformas digitais.
Diante de tantas soluções tecnológicas, os gestores precisam compreender que o diferencial competitivo nos dias de hoje inclui o uso de tecnologia nas operações.
Política de gastos
A partir da ideia de que a tecnologia funciona como braço direito da gestão moderna, o próximo passo da gestão define as regras do jogo.
Cabe aos gestores organizar a política de gastos empresariais para que todos os colaboradores entendam exatamente quanto e como gastar.
Estabelecer limites de gastos em alimentação, transporte, hospedagem, combustível, assim como quais despesas pertencem à política de reembolso da organização.
Todas estas despesas devem se alinhar com a realidade financeira de cada companhia, de acordo com dados reais, para que a gestão possa evitar gastos excessivos.
Criação do processo
Em seguida a gestão financeira precisa definir como o reembolso corporativo será realizado, de maneira que os colaboradores entendam corretamente.
Apresentação de notas fiscais, formatos de relatório de despesas (planilha ou plataforma digital), assim como o período para o reembolso.
Ao obter estas respostas a gestão financeira consegue maior assertividade nos processos que envolvem o ressarcimento de despesas corporativas, principalmente por conta da elaboração de um padrão de reembolso destas despesas alinhado com a realidade de cada equipe.
Ferramentas digitais de reembolso corporativo
O portal RDV é uma plataforma segura que contribui com a gestão financeira simplificando os processos, seja da gestão ou da equipe de colaboradores.
Trata-se de uma solução 100% digital criada para otimizar o controle de gastos corporativos de maneira moderna e eficaz.
Pelo smartphone ou tablet, os colaboradores cadastram despesas mesmo sem acesso à internet a partir de um sistema de sincronização automática.
Além disso, a ferramenta permite definir parâmetros de despesas e teto de gastos capazes de bloquear possíveis fraudes no sistema.
Portanto, o portal RDV potencializa a produtividade das equipes ao eliminar o preenchimento de planilhas, a perda de recibos e despesas indevidas.
