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Certamente a política de reembolso corporativo compõe o modelo de gestão financeira de empresas de portes e segmentos distintos.

Entretanto, existem pontos fracos neste sistema que podem contribuir de forma negativa para a companhia, principalmente pelo aspecto burocrático.

Ou seja, ao fazer o reembolso das despesas geradas pelos colaboradores, todo o processo costuma acontecer de forma lenta.

Por exemplo, considerando despesas como hospedagem e alimentação em trânsito, o colaborador terá o reembolso posterior, o que envolve outros setores da empresa.

Somente após a entrega de relatórios sobre os gastos corporativos, apresentação de recibos e comprovantes de pagamento, a gestão realiza o reembolso.

Por isso, cada vez mais gestores buscam alternativas para gerenciar as despesas dos colaboradores de forma ágil, assertiva, mas simples e prática.

Como otimizar o reembolso corporativo?

Antes de mais nada, os gestores precisam entender que a otimização do reembolso ajuda a diminuir os erros e, consequentemente, os prejuízos financeiros da empresa.

Para contribuir com a gestão financeira de empresas de diferentes portes e segmentos, reunimos as principais dicas para otimizar o reembolso corporativo.

Leia até o final deste conteúdo para conhecer algumas formas de melhorar o sistema de reembolso da sua empresa, como:

  • Uso da tecnologia
  • Política de gastos
  • Criação do processo
  • Ferramentas digitais

Uso da tecnologia

Não importa qual o departamento que a sua empresa precisa otimizar, a tecnologia de hoje consegue atuar em diferentes processos, inclusive o de reembolso corporativo.

Portanto, o primeiro passo dos gestores em direção aos processos otimizados é o de abraçar a tecnologia e aplicar suas ferramentas na gestão financeira.

Após a implementação da tecnologia disponível no mercado, os gestores percebem as vantagens principalmente em processos manuais que tornam-se automatizados.

Software para reembolso corporativo

Ou seja, aquelas tarefas mecânicas como preencher planilhas de gastos e despesas ficam à cargo dos softwares e plataformas digitais.

Diante de tantas soluções tecnológicas, os gestores precisam compreender que o diferencial competitivo nos dias de hoje inclui o uso de tecnologia nas operações.

Política de gastos

A partir da ideia de que a tecnologia funciona como braço direito da gestão moderna, o próximo passo da gestão define as regras do jogo.

Cabe aos gestores organizar a política de gastos empresariais para que todos os colaboradores entendam exatamente quanto e como gastar.

Estabelecer limites de gastos em alimentação, transporte, hospedagem, combustível, assim como quais despesas pertencem à política de reembolso da organização.

Todas estas despesas devem se alinhar com a realidade financeira de cada companhia, de acordo com dados reais, para que a gestão possa evitar gastos excessivos.

Criação do processo

Em seguida a gestão financeira precisa definir como o reembolso corporativo será realizado, de maneira que os colaboradores entendam corretamente. 

Apresentação de notas fiscais, formatos de relatório de despesas (planilha ou plataforma digital), assim como o período para o reembolso.

Ao obter estas respostas a gestão financeira consegue maior assertividade nos processos que envolvem o ressarcimento de despesas corporativas, principalmente por conta da elaboração de um padrão de reembolso destas despesas alinhado com a realidade de cada equipe.

Ferramentas digitais de reembolso corporativo

O portal RDV é uma plataforma segura que contribui com a gestão financeira simplificando os processos, seja da gestão ou da equipe de colaboradores.

Trata-se de uma solução 100% digital criada para otimizar o controle de gastos corporativos de maneira moderna e eficaz.

Pelo smartphone ou tablet, os colaboradores cadastram despesas mesmo sem acesso à internet a partir de um sistema de sincronização automática.

Além disso, a ferramenta permite definir parâmetros de despesas e teto de gastos capazes de bloquear possíveis fraudes no sistema.

Portanto, o portal RDV potencializa a produtividade das equipes ao eliminar o preenchimento de planilhas, a perda de recibos e despesas indevidas. 

Aproveite e conheça nossa solução agora mesmo!

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Sobre o Portal RDV

O Portal RDV é um sistema de gestão de despesas corporativas multiplataforma que opera tanto na web quanto no mobile pelo nosso APP, automatizando completamente o processo de reembolso em empresas, desde o cadastro da despesa pelo profissional até sua aprovação e validação pelo departamento financeiro.

Informações de contato

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+55 (11) 9 9686-6753

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