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Empresas de sucesso que operam com viagens corporativas ou atividades externas no dia a dia, necessariamente contam com relatório de despesas corporativas.

Além de oferecer maior organização para a gestão financeira da corporação, os relatórios ajudam no controle de gastos e em decisões estratégicas. Porém, ao criar este documento é essencial que todos os aspectos primordiais sejam integrados ao documento, desde a hospedagem e alimentação até os deslocamentos mais curtos. 

Certamente estes gastos representam um valor significativo para a empresa e este torna-se o principal motivo para manter o controle total sobre estas despesas.

Por isso, cada vez mais este documento torna-se fundamental para o gestor no acompanhamento dos gastos que, em alguns casos, vira investimento.

Principalmente quando fazem parte de uma estratégia para aumentar o faturamento da companhia, a partir de prioridades e metas.

Para evitar dúvidas na hora de criar um relatório de de despesas corporativas, reunimos os principais aspectos que precisam ser considerados ao criar um relatório.

O que não pode faltar no relatório de despesas corporativas

A partir de agora conheceremos os principais aspectos que precisam fazer parte do relatório de gastos empresariais:

  • Tecnologia
  • Dados pessoais atualizados
  • Origem da despesa
  • Despesas por setor
  • Registro de aprovação
  • Nota fiscal

Tecnologia para relatório de despesas corporativas

Atualmente a tecnologia disponibiliza mecanismos que contribuem com a operação de todas as empresas, em diferentes segmentos.

Para que a operação obtenha o melhor relatório de despesas corporativas, a tecnologia dispõe de diferentes ferramentas que permitem ao viajante prestar contas em tempo real.

Cada vez mais aplicativos e softwares fornecem soluções de controle financeiro e de análise sobre o histórico de gastos corporativos.

Por isso, manter os relatórios conectados aos sistemas de gestão traz uma visão única sobre o processo e todo o fluxo de despesas.

Dados pessoais atualizados

Certamente, os colaboradores e profissionais que fazem parte do processo de gastos corporativos precisam manter seus dados atualizados constantemente.

Desde informações primárias como nome completo, telefone e email, a dados bancários e de identificação pessoal.

Origem da despesa

A segunda principal informação que não pode faltar em um relatório de despesas se refere ao tipo de despesa criada por cada colaborador. 

Ou seja, determinar os valores direcionados a alimentação, transporte, hospedagem, entre outras despesas comuns em cada modelo de operação.

Por exemplo, em algumas empresas uma categoria como transporte pode precisar de mais detalhes sobre o tipo de veículo.

Assim como um gasto com alimentação pode oferecer maiores detalhes como um almoço, jantar ou lanche.

Nesse sentido, cada categoria de despesa contém suas necessidades em relação aos tipos de gastos recorrentes em cada negócio.

Despesas por setor

Outro aspecto considerado por gestores para compor o relatório de despesas corporativas é a divisão, ou alocação, de cada despesa de forma diferente. 

Em outras palavras, cada empresa tem sua forma de registrar suas despesas, seja por centros de custos, por projetos, entre outros.

A partir desta alocação os gestores conseguem realizar análises sobre rentabilidade, fazer comparativos de despesas e de orçamentos da organização.

Registro de aprovação

Por fim, todas as despesas devem receber a aprovação por parte da gestão e esta ação não pode faltar no relatório de despesas corporativas.

A partir da realidade financeira da empresa, a gestão desenvolve limites de gastos que determinam a aprovação ou não das despesas.

Nota fiscal

Apesar de todas as funcionalidades que as empresas e seus gestores ganham com a tecnologia, uma das peças mais importantes ainda é a nota fiscal.

Trata-se de um comprovante obrigatório em todos os tipos de relatórios de despesas corporativas. 

Atualmente a tecnologia também incide sobre a nota fiscal a partir de documentos digitalizados, eliminando riscos de perda.

Relatório de despesas corporativas com o Portal RDV

Caso sua empresa esteja buscando modelos que facilitem o dia a dia da operação em relação aos gastos empresariais, o Portal RDV é a solução ideal.

Nossa ferramenta permite o cadastro de despesas via celular ou tablet sem necessidade de conexão com a internet, a partir de um sistema que sincroniza automaticamente.

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O Portal RDV é um sistema de gestão de despesas corporativas multiplataforma que opera tanto na web quanto no mobile pelo nosso APP, automatizando completamente o processo de reembolso em empresas, desde o cadastro da despesa pelo profissional até sua aprovação e validação pelo departamento financeiro.

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