Mês: janeiro 2021

Adotar um sistema de reembolso de despesas de viagem e gestão financeira empresarial é um passo em direção a uma operação mais assertiva.

Lidar com dinheiro requer cuidados principalmente quando colaboradores desempenham suas funções em trânsito, desde visitas e reuniões a viagens de negócios.

Atualmente, as viagens corporativas funcionam como parte da estratégia de crescimento de diferentes empresas e, por isso, os gestores precisam evitar falhas.

Gerenciar o reembolso de despesas de colaboradores que viajam em nome de suas companhias necessita de atenção para detalhes que fazem a diferença.

Ou seja, qualquer erro pode representar prejuízos de diferentes naturezas, tanto para a organização, quanto para o viajante. 

No caso das empresas, quando acontecem erros nesta etapa, normalmente representa pagamento de juros por atraso.

Por outro lado, para os colaboradores, os principais aspectos que definem os erros de reembolso incluem desgaste físico, mental e emocional.

Erros comuns em reembolso de despesas de viagem

Neste artigo, vamos mostrar quais os principais erros cometidos pelos líderes em reembolso de despesas de viagem, para evitar que aconteçam.

Falta de planejamento

Pagar por passagens e hospedagens mais caras que o normal mostra perfeitamente que a gestão não planejou bem os gastos da operação.

Quanto mais perto da data de embarque ou do check in nos hotéis, maior será a fatura de pagamento para a empresa.

A partir de um planejamento prévio a gestão consegue monitorar as datas mais importantes para viagens corporativas e planejar seus gastos.

Políticas restritivas/liberais

O equilíbrio das finanças gera resultados satisfatórios para ambos os lados em um modelo de reembolso de despesas corporativas.

Ou seja, tanto as políticas restritivas demais quanto as muito liberais trazem o desequilíbrio para a gestão financeira e de pessoas.

Por exemplo, ao oferecer um orçamento baixo para alimentação, transporte e hospedagem, a gestão impacta o bem estar dos colaboradores em trânsito.

Em contrapartida, empresas que optam pela política de gastos com margem elevada, acabam tornando a viagem corporativa mais cara que o necessário.

Nesse sentido, a busca dos líderes deve focar na procura pelo equilíbrio na gestão de viagens corporativas, atento às necessidades do colaborador e o orçamento da companhia.

Negar tecnologias

Quem ainda pensa que a tecnologia não contribui com as tarefas financeiras de uma empresa comete um erro primário diante do mundo em que vivemos.

Ao contrário, a tecnologia mostra-se cada vez mais, uma aliada para a gestão de viagens empresariais, com diversas funções para organizar as despesas.

A partir de sistemas digitais como o Portal RDV, os gestores conseguem produzir relatórios, assim como aprovar os pagamentos referente a cada viagem.

Além disso, o acesso ao sistema permite o uso de dispositivos móveis, como smartphones, para tornar a operação mais ágil.

Comprovantes da despesa

Gerenciar os comprovantes de despesas em viagens corporativas implica em alguns erros comuns aos gestores do departamento financeiro.

O relatório de despesas deve ter alinhamento preciso com os dados sobre cada comprovante para validar o reembolso de gastos. 

Por isso, sistemas online minimizam erros ao registrar despesas em tempo real e eliminam as chances de perda dos comprovantes fiscais.

Por outro lado, os comprovantes ilegíveis impactam o orçamento de forma negativa porque comprometem a leitura do documento e, consequentemente, seu reembolso.

Ferramenta para reembolso de despesas de viagem

Depois de conhecer os erros mais comuns na gestão de gastos empresariais em viagens corporativas, resta evoluir a gestão financeira da sua empresa.

Além de prevenir custos extras em viagens de negócios, dê um passo à frente da concorrência a partir do Portal RDV. Conheça agora mesmo tudo sobre nossa solução!

A tarefa de controlar os gastos corporativos funciona como um dos principais indicadores de que uma empresa tem um caminho traçado e o segue fielmente.

Certamente a gestão financeira das organizações exerce um papel essencial para que todas as áreas tenham recursos suficientes para operar.

Por outro lado, quando este departamento não têm a atenção devida dos gestores, mais cedo ou mais tarde o negócio será impactado negativamente.

Para os gestores de empresas, manter as finanças corporativas em ordem incide na saúde dos negócios e, consequentemente, na manutenção de colaboradores nas equipes.

Nesse sentido, quanto mais apto e preparado para lidar com os gastos corporativos de forma assertiva, melhor será o desempenho da companhia.

Portanto, não há exagero em comparar o setor de gestão financeira com o coração das organizações, que precisa esbanjar saúde para que tudo funcione.

Para tomar decisões financeiras estratégicas, os gestores contam com ferramentas e análises que ajudam a administrar riscos para os cofres das empresas.

Ou seja, a gestão financeira hoje vai além de contas a pagar e receber, assumindo uma postura mais competitiva nos negócios.

Isto significa que cada vez mais os gestores financeiros participam das estratégias de precificação e de custos, por exemplo.

Para contribuir com a gestão financeira da sua empresa, reunimos os aspectos sobre o gerenciamento correto e com sabedoria dos gastos corporativos.

Gestão de gastos corporativos

Conheça agora os principais aspectos que tornam uma gestão financeira mais assertiva para a organização e que podem ser adotados em todos os segmentos.

Conheça a realidade financeira da empresa

O primeiro passo para os gestores de finanças corporativas terem bom rendimento é entender que todas as ações tomadas por ele impactam diretamente os negócios.

Portanto, antes de qualquer decisão do setor de finanças da empresa deve-se considerar os contratos vigentes e os índices baseados em dados concretos.

Ao fazer uma análise detalhada das contas e gastos de cada empresa, os gestores precisam considerar o histórico de finanças da empresa.

Ou seja, saber quais os gastos fixos e variáveis, que resultam em cobranças recorrentes para a organização como contas a pagar, comissões, etc.

Renegociar contratos

Sem dúvidas toda empresa tem contratos que podem ser renegociados principalmente depois de conhecer a real importância de cada um para a organização.

Ou seja, ao identificar despesas que podem ser renegociadas com prestadores de serviços e fornecedores, por exemplo, a gestão deve buscar a otimização destes gastos.

Entretanto, ao adotar esta medida a gestão precisa compreender que todo o processo leva tempo para que ambas as partes saiam satisfeitas, sem comprometer o desempenho.

Mesmo assim, ao final do processo de renegociação com empresas parceiras de negócios, o orçamento empresarial estará mais estruturado para novos desafios.

Monitoramento em tempo real

Um dos segredos da boa gestão de gastos corporativos passa pelo monitoramento de todas as receitas que envolvem o orçamento da empresa.

Manter uma regularidade permite melhores avaliações sobre os resultados em relação ao planejamento previsto pela gestão financeira.

Além de ajudar a manter o desempenho alinhado com o orçamento empresarial, monitorar significa corrigir erros durante o percurso, principalmente se inclui verbas.

Ferramentas para controlar gastos corporativos

Atualmente o mercado oferece diferentes ferramentas que contribuem diretamente com a gestão de gastos corporativos, como o Portal RDV.

A partir desta ferramenta, os gestores conseguem otimizar a produtividade da equipe ao mesmo tempo que monitoram  toda a operação de reembolso corporativo de forma automatizada.
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