Muitas vezes, é mais prático para um funcionário pagar as despesas do negócio diretamente do bolso. Quer seja um jantar com clientes, novas ferramentas para um trabalho especializado ou a passagem para chegar em uma reunião. Estes custos muitas vezes podem acabam no cartão de crédito pessoal do funcionário. É uma prática comum pagar o funcionário de volta. E fazer isso de maneira correta e rápida pode manter seu funcionário satisfeito, ao mesmo tempo que reduz sua carga tributária geral.
O que é um reembolso de despesas?
Um reembolso de despesas é o pagamento a um funcionário por uma despesa de negócios que ele pagou do próprio bolso. Como regra geral, se a despesa for legítima, o reembolso não é tributado e a empresa pode reivindicar o custo total ou parcial da despesa como dedução fiscal.
Que tipos de despesas uma empresa deve cobrir?
Os itens básicos a serem considerados em uma política de reembolso de despesas incluem:
- Despesas de viagens de negócios, como hospedagem, alimentação e transporte, mas não entretenimento;
- Uso de veículo pessoal para fins comerciais;
- Despesas de telecomunicação, como telefone e Internet.
Benefícios da política de reembolso para pequenas empresas
Aqui estão alguns motivos pelos quais uma pequena empresa deve ter uma política de reembolso:
- Uma política escrita e formalizada ajuda você e seus funcionários a saberem quais despesas se qualificam para reembolso. Uma comunicação clara ajuda seus funcionários a cumprir a política e seguir seus limites.
- Uma política de reembolso que evolui com mudanças regulatórias e motivadores externos fornece orientação para funcionários – na maioria das vezes bem-intencionados – que buscam reembolso.
- Reduza a comunicação desnecessária. Quando as expectativas são claras, isso agiliza o processo de aprovação porque os funcionários têm menos probabilidade de reivindicar despesas que não estão dentro da política. Isso reduz o tempo de reembolso.
Como criar uma política de reembolso de despesas
Para criar uma política de reembolso de despesas, siga estas etapas:
- Estabeleça limites sobre quanto os funcionários devem gastar em cada tipo de despesa.
- Considere como seus funcionários podem alavancar a política de gerenciamento de despesas além das viagens de negócios, como o reembolso de despesas de home office.
- Para tirar proveito das deduções fiscais, certifique-se de que as despesas podem ser reembolsadas de acordo com um plano de contabilidade. Escreva o acordo de reembolso do plano de responsabilidade de sua empresa.
- Crie um relatório de despesas para seus funcionários enviarem para reembolso, incluindo as seguintes informações:
- Nome;
- Número de identificação do funcionário;
- Data de entrega;
- Prazo de reembolso;
- Centro de custo;
- Quantia;
- Propósito de negócios;
- Documentação, como recibos e faturas.
5. Automatize as partes do processo sujeitas a erros. A implementação de um software de gerenciamento de despesas traz muitos benefícios. Para um cálculo preciso da quilometragem, os sistemas possuem integração com GPS embutida. A integração do software de despesas com um sistema de contas a pagar acelera o reembolso. Quando você automatiza o processo, o software sinaliza despesas e erros inadequados, notifica os aprovadores e até mesmo se integra à folha de pagamento, se for o caso.
Melhores práticas de reembolso para pequenas empresas
O objetivo para os melhores processos de reembolso é remover obstáculos ao pagamento. Aqui estão quatro etapas que as pequenas empresas podem seguir para ajudar a tornar suas políticas e procedimentos o mais eficientes possível.
- Examine a política regularmente. Certifique-se de que a política acompanha as mudanças no código tributário, bem como as condições ambientais e econômicas. Uma prática recomendada é estabelecer um comitê de viagens e despesas com representantes de várias partes do negócio, como comunicações corporativas, finanças, recursos humanos, vendas e possivelmente jurídico, para se reunir mensalmente e revisar e atualizar a política conforme necessário.
- Comunique a política além da integração. Envie e-mails regularmente e forneça sessões de treinamento sobre atualizações significativas para gerentes e outros funcionários. Se uma política precisar ser atualizada, a mensagem deve vir de alguém de sua equipe de liderança e explicar claramente por que as mudanças estão sendo feitas e onde os funcionários podem encontrar as informações mais recentes. Dê exemplos sem chamar funcionários específicos para destacar áreas complicadas e explicar como evitá-las.
- Reembolsar despesas de negócios de acordo com um plano contábil para reduzir a receita tributável de negócios.
- Aplique a política nos níveis mais altos. Mais de um quarto das fraudes de reembolso vêm de executivos e da alta administração, de acordo com uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners. Deve ficar claro que as políticas se aplicam a todos.
Modelo de política de reembolso de despesas de funcionários para pequenas empresas
Observe atentamente os tipos de despesas comuns à sua empresa. Por exemplo, se você faz muitas viagens de negócios, considere a criação de modelos para seus funcionários preencherem. Os modelos também ajudam a manter os requisitos do plano de prestação de contas sob controle para que as despesas possam ser deduzidas do imposto de renda.
O gerenciamento de despesas pode ser um processo entediante, com muita entrada de dados manual e papelada propensa a erros. A automação do gerenciamento de despesas torna esse processo mais rápido, fácil e reduz a possibilidade de erros e fraudes. E sua popularidade está crescendo. Na verdade, uma pesquisa da Technavio, um grupo de pesquisa de mercado, estima que o software de gerenciamento de viagens e despesas cresça 12% ao ano. Conhecendo os regulamentos federais e estaduais, o código tributário e garantindo que as necessidades dos funcionários sejam atendidas, você pode reembolsar os funcionários de uma forma que seja responsável pelos resultados financeiros de sua empresa e pelas necessidades de seus funcionários.
Certamente, o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.
Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão. Solicite uma demonstração gratuita da nossa solução.
