Cultura orçamentária: por que este conceito é importante para empresas?

Cultura orçamentária

Dentro da gestão empresarial, a cultura orçamentária tem papel fundamental para a saúde financeira dos negócios.

Este fator determina o desenvolvimento econômico saudável das empresas e contribui também com o planejamento financeiro das organizações.

A responsabilidade pelos gastos e despesas de uma companhia torna-se, cada vez mais, um dos principais desafios da gestão moderna.

Por isso, toda equipe precisa se manter engajada com a cultura orçamentária para garantir os melhores resultados nos negócios.

Para entender como funciona toda parte orçamentária de uma companhia, precisamos compreender primeiro a cultura empresarial.

Como funciona a cultura orçamentária na prática?

Normalmente a cultura de uma gestão corresponde ao perfil e ao comportamento de seus líderes e o mesmo vale para a questão orçamentária.

Logo, cada operação desenvolve suas características próprias assim como as pessoas que dirigem o processo empresarial.

Nesse sentido, os empreendedores e gestores têm no orçamento a base para o desenvolvimento de uma cultura voltada para resultados.

Sem dúvidas a cultura orçamentária depende fundamentalmente do engajamento e comprometimento do time com este departamento.

Engana-se quem pensa que este setor abrange somente questões de controle financeiro de gastos da gestão empresarial.

Além destes quesitos, a cultura de orçamento incide sobre novos investimentos em produtos, canais, entre outras formas de aumentar a rentabilidade dos negócios.

A partir de uma visão realista do cenário econômica da organização e de seu mercado, o gestor pode estabelecer orçamentos de curto, médio e longo prazo. 

A importância da cultura orçamentária para empresas

Com um planejamento embasado no orçamento, as empresas conseguem reduzir gastos e direcionar melhor seus investimentos.

Tomar decisões estratégicas impacta diretamente na longevidade de uma companhia e, por isso, não se pode deixar de considerar o orçamento empresarial.

A partir de análise baseada em dados, a gestão consegue criar metas mais assertivas, assim como indicadores para novos planos de ação.

A gestão orçamentária também permite avaliar se determinado investimento tem viabilidade ou não a partir de projeções de valores, receitas e despesas associadas.

Como implementar a cultura orçamentária?

O quanto antes uma organização adotar a cultura orçamentária, melhor para a saúde financeira da empresa.

Principalmente pela importância do engajamento dos colaboradores de diferentes setores da companhia em prol desta cultura.

Para isto, o primeiro passo consiste em elaborar um orçamento empresarial com objetivos e planos de ação bem definidos junto a todos os envolvidos.

Métricas e indicadores também fazem parte do dia a dia da cultura orçamentária e precisam de estímulos constantes ao uso por parte dos gestores.

Além disso, ao implementar este conceito em sua empresa, a flexibilidade deve nortear os gestores na adaptação da empresa e do mercado em que atua. 

Desta forma os resultados positivos da organização tem relação direta com as práticas de orçamento de cada companhia.

Análise da cultura organizacional

Antes de implementar a cultura orçamentária os gestores podem promover pesquisas com a equipe de colaboradores para entender o engajamento deles com a cultura organizacional.

Desta maneira, a gestão entende quais os pontos mais relevantes e os aspectos que precisam de mais atenção antes de implementar qualquer conceito.

Engajamento de líderes

Outra dica fundamental para que a implementação seja a mais sutil possível inclui a participação dos líderes da empresa.

Ou seja, com o apoio dos principais diretores da companhia, o caminho para uma cultura orçamentária tende a se abrir mais facilmente.

Portanto, o principal catalisador da cultura de orçamento na gestão empresarial encontra-se nos impactos positivos na saúde financeira.

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Relatório de despesas corporativas eficaz: o que não pode faltar?

Relatório de despesas corporativas

Empresas de sucesso que operam com viagens corporativas ou atividades externas no dia a dia, necessariamente contam com relatório de despesas corporativas.

Além de oferecer maior organização para a gestão financeira da corporação, os relatórios ajudam no controle de gastos e em decisões estratégicas. Porém, ao criar este documento é essencial que todos os aspectos primordiais sejam integrados ao documento, desde a hospedagem e alimentação até os deslocamentos mais curtos. 

Certamente estes gastos representam um valor significativo para a empresa e este torna-se o principal motivo para manter o controle total sobre estas despesas.

Por isso, cada vez mais este documento torna-se fundamental para o gestor no acompanhamento dos gastos que, em alguns casos, vira investimento.

Principalmente quando fazem parte de uma estratégia para aumentar o faturamento da companhia, a partir de prioridades e metas.

Para evitar dúvidas na hora de criar um relatório de de despesas corporativas, reunimos os principais aspectos que precisam ser considerados ao criar um relatório.

O que não pode faltar no relatório de despesas corporativas

A partir de agora conheceremos os principais aspectos que precisam fazer parte do relatório de gastos empresariais:

  • Tecnologia
  • Dados pessoais atualizados
  • Origem da despesa
  • Despesas por setor
  • Registro de aprovação
  • Nota fiscal

Tecnologia para relatório de despesas corporativas

Atualmente a tecnologia disponibiliza mecanismos que contribuem com a operação de todas as empresas, em diferentes segmentos.

Para que a operação obtenha o melhor relatório de despesas corporativas, a tecnologia dispõe de diferentes ferramentas que permitem ao viajante prestar contas em tempo real.

Cada vez mais aplicativos e softwares fornecem soluções de controle financeiro e de análise sobre o histórico de gastos corporativos.

Por isso, manter os relatórios conectados aos sistemas de gestão traz uma visão única sobre o processo e todo o fluxo de despesas.

Dados pessoais atualizados

Certamente, os colaboradores e profissionais que fazem parte do processo de gastos corporativos precisam manter seus dados atualizados constantemente.

Desde informações primárias como nome completo, telefone e email, a dados bancários e de identificação pessoal.

Origem da despesa

A segunda principal informação que não pode faltar em um relatório de despesas se refere ao tipo de despesa criada por cada colaborador. 

Ou seja, determinar os valores direcionados a alimentação, transporte, hospedagem, entre outras despesas comuns em cada modelo de operação.

Por exemplo, em algumas empresas uma categoria como transporte pode precisar de mais detalhes sobre o tipo de veículo.

Assim como um gasto com alimentação pode oferecer maiores detalhes como um almoço, jantar ou lanche.

Nesse sentido, cada categoria de despesa contém suas necessidades em relação aos tipos de gastos recorrentes em cada negócio.

Despesas por setor

Outro aspecto considerado por gestores para compor o relatório de despesas corporativas é a divisão, ou alocação, de cada despesa de forma diferente. 

Em outras palavras, cada empresa tem sua forma de registrar suas despesas, seja por centros de custos, por projetos, entre outros.

A partir desta alocação os gestores conseguem realizar análises sobre rentabilidade, fazer comparativos de despesas e de orçamentos da organização.

Registro de aprovação

Por fim, todas as despesas devem receber a aprovação por parte da gestão e esta ação não pode faltar no relatório de despesas corporativas.

A partir da realidade financeira da empresa, a gestão desenvolve limites de gastos que determinam a aprovação ou não das despesas.

Nota fiscal

Apesar de todas as funcionalidades que as empresas e seus gestores ganham com a tecnologia, uma das peças mais importantes ainda é a nota fiscal.

Trata-se de um comprovante obrigatório em todos os tipos de relatórios de despesas corporativas. 

Atualmente a tecnologia também incide sobre a nota fiscal a partir de documentos digitalizados, eliminando riscos de perda.

Relatório de despesas corporativas com o Portal RDV

Caso sua empresa esteja buscando modelos que facilitem o dia a dia da operação em relação aos gastos empresariais, o Portal RDV é a solução ideal.

Nossa ferramenta permite o cadastro de despesas via celular ou tablet sem necessidade de conexão com a internet, a partir de um sistema que sincroniza automaticamente.

Defina parâmetros de despesas, teto de gastos, para que a gestão se mantenha sempre informada e atuando de forma  mais ágil com as despesas corporativas. solicite uma demonstração gratuita do Portal RDV!

Controle de gastos corporativos a partir de sistemas inteligentes

Controle de gastos corporativos

Atualmente, existem sistemas de gestão que fornecem total controle de gastos corporativos e que ganham importância principalmente em cenários de crise.

Mesmo diante de um mercado desfavorável economicamente, o orçamento das empresas segue o planejamento, como as viagens corporativas, por exemplo.

Nesse sentido, o planejamento feito com a antecedência necessária se mostra importante para que a empresa consiga arcar com os custos sem surpresas.

Nesse sentido, o Portal RDV ajuda a saber o quanto se reduz de gastos utilizando reembolso automatizado no deslocamento, por exemplo.  

Trata-se de uma ferramenta capaz de contribuir com a gestão na tarefa de manter o equilíbrio dos gastos empresariais. 

Ferramenta de controle de gastos corporativos

O Portal RDV funciona como um sistema de gestão exclusivo para despesas corporativas em formato multiplataforma.

Ou seja, pode ser operado de forma online ou offline a partir de navegadores web ou pelo aplicativo da empresa, ambos com o mesmo objetivo.

Isto é, automatizar todo o processo de reembolso de gastos corporativos, desde o cadastro de um nova despesa feito pelo profissional até a aprovação e validação da gestão financeira.

Integração com ERP

Um dos recursos do sistema facilita a integração da gestão financeira com o modelo de ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais), usado por cada companhia.

Desta forma, os dados obtidos pelo sistema oferece maior controle de gastos corporativos referentes a cada colaborador em uma única plataforma.

Além disso, o cadastro de despesas é interativo, já que o gestor pode aprovar ou rejeitar despesas apresentadas nos relatórios de reembolso de acordo com as políticas da empresa.

Portanto, o sistema permite desde a criação de relatórios de reembolso, adiantamento e também de despesas pagas com cartão corporativo.

Gestão de reembolso automatizada

Uma das facilidades que o Portal RDV traz para seus clientes inclui o cadastro das despesas sem a necessidade de uma conexão com a internet.

Mesmo offline, o sistema tem a capacidade de sincronizar automaticamente as despesas corporativas dos profissionais.

Paralelamente, a tecnologia aplicada ao sistema permite definir em tempo real a aplicação de novos ou antigos parâmetros para as despesas.

Em outras palavras, os gestores passam a ter o poder de estabelecer o teto de gastos pelo próprio sistema, evitando também possíveis fraudes.

Maior produtividade

A partir desta ferramenta digital o departamento financeiro ganha tempo com o fim do preenchimento de planilhas de controle de gastos corporativos.

A tarefa de controlar todo o processo de reembolso das despesas corporativas passa por análises de dados e avaliações estratégicas.

Desta forma os gestores conseguem ter uma visão mais ampla sobre a natureza dos gastos divididos por setor, colaborador, equipe ou projeto específico.

Ou seja, a gestão passa a ter o controle total sobre as verbas orçamentárias de todos os seus projetos, viagens, eventos e lançamentos de produtos.

Sistema ideal para o controle de gastos corporativos 

A agilidade faz parte do dia a dia das pessoas e, consequentemente, o mesmo vale para o registro das despesas corporativas.

Ao inserir fotos referentes aos recibos e cupons fiscais, o sistema armazena de acordo com as datas, formas de pagamentos, números de cupons fiscais e valores gastos.

Além disso, o cadastro de parâmetros no Portal RDV permite definir tipos de despesas de acordo com cada cargo, equipe ou colaborador, assim como o valor delas. 

Assim, o sistema verifica automaticamente se a despesa registrada faz parte das políticas corporativas definidas.

Além disso, é possível Importar as transações dos gastos com cartão de crédito corporativo e conciliar com as despesas lançadas no sistema.

O Portal RDV funciona há mais de cinco anos e, atualmente, a empresa trabalha em uma nova versão da plataforma, com funcionalidades inéditas de otimização.

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Gestão de riscos: conheça a importância disso para a sua empresa

Gestão de riscos

O cenário atual da economia traz incertezas em todos os setores corporativos e cada vez mais a gestão de riscos ganha importância.

Ou seja, além de identificar os gargalos que podem comprometer a operação, a gestão empresarial precisa considerar situações que podem afetar os negócios.

Gestão de riscos
Gestão de riscos

Portanto, a gestão de riscos tem como objetivo identificar os possíveis eventos que podem impactar o planejamento estratégico.

Além disso, o gerenciamento dos riscos pode definir processos e ações que tragam maiores benefícios em prol da empresa.

Seja pelas pessoas ou pelos processos, os indicadores de risco mostram a necessidade de mudanças no percurso antes que a empresa seja de fato impactada de forma negativa.

A importância da Gestão de Riscos

Vivemos um momento de isolamento social em que as empresas perdem receitas diante da mudança de comportamento repentina dos consumidores.

Isto significa que as companhias sentem o reflexo de todas as influências sofridas pela sociedade de uma forma geral.

Nesse sentido, as Influências internas e externas de eventos inesperados como o que vivemos atualmente podem desestabilizar empresas de todos os portes.

Portanto, assim como o cenário econômico pode influenciar riscos, a gestão empresarial pode detectar oportunidades para as empresas.

Assim como se precaver dos riscos no mercado, o trabalho dos líderes inclui maximizar toda as ocasiões passíveis de benefícios para a operação.

Quando a gestão de riscos consegue antecipar cenários adversos e criar saídas para não correr riscos, a empresa ganha credibilidade entre clientes e colaboradores.

Para ficar mais claro sobre como a gestão de riscos tem importância para os negócios, listamos as etapas que compõem o gerenciamento de riscos. 

  • Identificação avaliação e mensuração dos riscos
  • Medidas de resposta e monitoramento
  • Treinamento de equipes para lidar com riscos

 A primeira fase no processo de gestão de riscos se resume a entender as características de cada situação de forma clara.

Em seguida precisamos de uma análise qualitativa sobre o impacto em relação à operação da companhia, isto é, baixo, médio ou alto.

Consequentemente, as lideranças corporativas precisam de números para calcular este impacto de forma prática, a partir de estatísticas, probabilidades e tudo o que pode refletir no desempenho e produtividade das empresas.

Ao implementar medidas de resposta para o risco iminente, a gestão empresarial inicia o processo de monitoramento que serve para avaliar o desempenho das ações.

Além disso, o treinamento da equipe de gestão de riscos surge como ferramenta essencial para que a empresa possa atuar diante de situações delicadas, por exemplo.

Gerenciando riscos na sua empresa

Todos os segmentos passam por crises e as empresas devem entender que esta realidade faz parte do processo de aprendizado e maturação da gestão empresarial.

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Nesse sentido, ganha aqueles que se preparam para passar pelos desafios e riscos que o mercado oferece diariamente aos empresários e empreendedores.

A capacidade de tomar decisões com agilidade diante de cenários de incerteza caberá ao profissional mais bem preparado.

Mesmo sem ter uma receita pronta para enfrentar problemas e dificuldades pelo caminho, os empresários precisam de um setor de gestão de riscos.

Seja qual for o segmento ou nicho de mercado, a gestão empresarial obtém vantagens que determinam, muitas vezes, o sucesso de uma organização.

E por falar em gestão, aproveite e conheça todas as funcionalidades do Portal RDV! Solicite um demonstração!

Cartão de crédito corporativo: vilão ou mocinho para as empresas?

Cartão de crédito corporativo

Quando uma empresa arca com os gastos de seus colaboradores em viagens de negócios, que incluem diárias de hotéis, o cartão de crédito corporativo é a principal ferramenta.

Talvez o maior desafio do gestor esteja em manter o controle das despesas de forma que a fatura não se transforme em problemas financeiros.

Por isso, o mais importante para a gestão de equipes com vendedores externos passa por acertividade de gastos, planejamento financeiro e definições de prioridades.

Da mesma forma que o cartão de crédito pessoal, o modelo criado para empresas oferece os mesmos serviços e, por isso, os gestores precisam ter cautela.

Cartão de crédito corporativo
Cartão de crédito corporativo

Ao perder o controle dos gastos com o cartão empresarial, a gestão inverte o sentido da ferramenta.

Ou seja, o que foi planejado para melhorar a situação financeira da companhia torna-se problema para os empresários. 

Para contribuir com o melhor funcionamento da operação reunimos as principais dicas sobre como controlar o cartão de crédito corporativo.

Como controlar o cartão de crédito corporativo?

Regras de uso

Primeiramente, precisamos estabelecer regras sobre o uso do cartão pelos colaboradores, tanto em viagens, quanto eventos corporativos ou deslocamentos de rotina

Ou seja, o gestor precisa definir como, quanto e onde serão feitos os gastos com o cartão de crédito.

Além de ter as regras estabelecidas, o cumprimento delas tem efeito direto na operação e esta tarefa cabe aos líderes das organizações.

Quando a equipe entende todas as regras de uso a partir de orientações atualizadas periodicamente, o controle do gestor passa a ser cada vez mais assertivo.

Despesas prioritárias

Todas as despesas cobertas pelo cartão de crédito corporativo devem estar caracterizadas de acordo com suas prioridades dentro do cronograma de gastos.

Em outras palavras, para controlar as despesas do cartão corporativo muitos gestores classificam a importância de diferentes produtos e serviços.

Portanto, saiba qual o nível para cada uma das prioridades que envolvem a operação e mantenha o caixa da empresa saudável.

Controle de fluxo

Esta regra vale tanto para empresas quanto para pessoas que precisam manter o caixa saudável financeiramente. 

A partir de um planejamento financeiro, todo o controle de fluxo de caixa feito no cartão de crédito torna-se peça chave para a operação.

Naturalmente, os dados referentes aos gastos empresariais direcionam a gestão para o melhor gerenciamento dos gastos gerados pelos colaboradores.

A dica principal é registrar todas e quaisquer despesas pagas com o instrumento corporativo como base para análise periódica dos líderes.

Comparar despesas torna-se uma forma cada vez mais comum para identificar padrões de utilização do serviço de crédito corporativo.

Software para reembolso corporativo

Agilidade e segurança 

Sem dúvida o cartão de crédito agiliza o processo de fazer compras, otimizando o tempo de disponibilidade do colaborador nas tarefas.

Além disso, os colaboradores passam a eliminar a necessidade de transportar quantias em dinheiro em viagens corporativas, por exemplo.

Por outro lado, o representante da empresa em trânsito evita expor sua segurança a partir da escolha do plástico no lugar das cédulas.

Vale destacar que o cartão de crédito corporativo funciona como a evolução do sistema de reembolso, quando o colaborador paga do próprio bolso e recebe após a viagem.

Cartão de crédito corporativo não é o vilão

A partir deste conteúdo, fica claro que o cartão de crédito empresarial não pode ser considerado um vilão da operação.

Na verdade, funciona como instrumento de gestão financeira e, com serviços de empresas especializadas, as transações dos gastos com cartão são importadas diretamente para o sistema.

Com estas dicas sua empresa pode buscar melhores resultados financeiros com a ajuda do cartão de crédito corporativo.

Que tal começar a olhar para o cartão empresarial como o mocinho da história? Se precisar de uma ajuda com o controle de gastos, conte com o Portal RDV!

Descubra o segredo nº 1 para reduzir custos corporativos!
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