Gestão de despesas Archives - Página 2 de 2

dezembro 14, 2020abril 22, 2021

Reembolso corporativo: dicas para simplificar e automatizar os processos

Certamente a política de reembolso corporativo compõe o modelo de gestão financeira de empresas de portes e segmentos distintos.

Entretanto, existem pontos fracos neste sistema que podem contribuir de forma negativa para a companhia, principalmente pelo aspecto burocrático.

Ou seja, ao fazer o reembolso das despesas geradas pelos colaboradores, todo o processo costuma acontecer de forma lenta.

Por exemplo, considerando despesas como hospedagem e alimentação em trânsito, o colaborador terá o reembolso posterior, o que envolve outros setores da empresa.

Somente após a entrega de relatórios sobre os gastos corporativos, apresentação de recibos e comprovantes de pagamento, a gestão realiza o reembolso.

Por isso, cada vez mais gestores buscam alternativas para gerenciar as despesas dos colaboradores de forma ágil, assertiva, mas simples e prática.

Como otimizar o reembolso corporativo?

Antes de mais nada, os gestores precisam entender que a otimização do reembolso ajuda a diminuir os erros e, consequentemente, os prejuízos financeiros da empresa.

Para contribuir com a gestão financeira de empresas de diferentes portes e segmentos, reunimos as principais dicas para otimizar o reembolso corporativo.

Leia até o final deste conteúdo para conhecer algumas formas de melhorar o sistema de reembolso da sua empresa, como:

Uso da tecnologia
Política de gastos
Criação do processo
Ferramentas digitais

Uso da tecnologia

Não importa qual o departamento que a sua empresa precisa otimizar, a tecnologia de hoje consegue atuar em diferentes processos, inclusive o de reembolso corporativo.

Portanto, o primeiro passo dos gestores em direção aos processos otimizados é o de abraçar a tecnologia e aplicar suas ferramentas na gestão financeira.

Após a implementação da tecnologia disponível no mercado, os gestores percebem as vantagens principalmente em processos manuais que tornam-se automatizados.

Ou seja, aquelas tarefas mecânicas como preencher planilhas de gastos e despesas ficam à cargo dos softwares e plataformas digitais.

Diante de tantas soluções tecnológicas, os gestores precisam compreender que o diferencial competitivo nos dias de hoje inclui o uso de tecnologia nas operações.

Política de gastos

A partir da ideia de que a tecnologia funciona como braço direito da gestão moderna, o próximo passo da gestão define as regras do jogo.

Cabe aos gestores organizar a política de gastos empresariais para que todos os colaboradores entendam exatamente quanto e como gastar.

Estabelecer limites de gastos em alimentação, transporte, hospedagem, combustível, assim como quais despesas pertencem à política de reembolso da organização.

Todas estas despesas devem se alinhar com a realidade financeira de cada companhia, de acordo com dados reais, para que a gestão possa evitar gastos excessivos.

Criação do processo

Em seguida a gestão financeira precisa definir como o reembolso corporativo será realizado, de maneira que os colaboradores entendam corretamente.

Apresentação de notas fiscais, formatos de relatório de despesas (planilha ou plataforma digital), assim como o período para o reembolso.

Ao obter estas respostas a gestão financeira consegue maior assertividade nos processos que envolvem o ressarcimento de despesas corporativas, principalmente por conta da elaboração de um padrão de reembolso destas despesas alinhado com a realidade de cada equipe.

Ferramentas digitais de reembolso corporativo

O portal RDV é uma plataforma segura que contribui com a gestão financeira simplificando os processos, seja da gestão ou da equipe de colaboradores.

Trata-se de uma solução 100% digital criada para otimizar o controle de gastos corporativos de maneira moderna e eficaz.

Pelo smartphone ou tablet, os colaboradores cadastram despesas mesmo sem acesso à internet a partir de um sistema de sincronização automática.

Além disso, a ferramenta permite definir parâmetros de despesas e teto de gastos capazes de bloquear possíveis fraudes no sistema.

Portanto, o portal RDV potencializa a produtividade das equipes ao eliminar o preenchimento de planilhas, a perda de recibos e despesas indevidas.

Aproveite e conheça nossa solução agora mesmo!

novembro 30, 2020dezembro 1, 2020

Cultura orçamentária: por que este conceito é importante para empresas?

Dentro da gestão empresarial, a cultura orçamentária tem papel fundamental para a saúde financeira dos negócios.

Este fator determina o desenvolvimento econômico saudável das empresas e contribui também com o planejamento financeiro das organizações.

A responsabilidade pelos gastos e despesas de uma companhia torna-se, cada vez mais, um dos principais desafios da gestão moderna.

Por isso, toda equipe precisa se manter engajada com a cultura orçamentária para garantir os melhores resultados nos negócios.

Para entender como funciona toda parte orçamentária de uma companhia, precisamos compreender primeiro a cultura empresarial.

Como funciona a cultura orçamentária na prática?

Normalmente a cultura de uma gestão corresponde ao perfil e ao comportamento de seus líderes e o mesmo vale para a questão orçamentária.

Logo, cada operação desenvolve suas características próprias assim como as pessoas que dirigem o processo empresarial.

Nesse sentido, os empreendedores e gestores têm no orçamento a base para o desenvolvimento de uma cultura voltada para resultados.

Sem dúvidas a cultura orçamentária depende fundamentalmente do engajamento e comprometimento do time com este departamento.

Engana-se quem pensa que este setor abrange somente questões de controle financeiro de gastos da gestão empresarial.

Além destes quesitos, a cultura de orçamento incide sobre novos investimentos em produtos, canais, entre outras formas de aumentar a rentabilidade dos negócios.

A partir de uma visão realista do cenário econômica da organização e de seu mercado, o gestor pode estabelecer orçamentos de curto, médio e longo prazo.

A importância da cultura orçamentária para empresas

Com um planejamento embasado no orçamento, as empresas conseguem reduzir gastos e direcionar melhor seus investimentos.

Tomar decisões estratégicas impacta diretamente na longevidade de uma companhia e, por isso, não se pode deixar de considerar o orçamento empresarial.

A partir de análise baseada em dados, a gestão consegue criar metas mais assertivas, assim como indicadores para novos planos de ação.

A gestão orçamentária também permite avaliar se determinado investimento tem viabilidade ou não a partir de projeções de valores, receitas e despesas associadas.

Como implementar a cultura orçamentária?

O quanto antes uma organização adotar a cultura orçamentária, melhor para a saúde financeira da empresa.

Principalmente pela importância do engajamento dos colaboradores de diferentes setores da companhia em prol desta cultura.

Para isto, o primeiro passo consiste em elaborar um orçamento empresarial com objetivos e planos de ação bem definidos junto a todos os envolvidos.

Métricas e indicadores também fazem parte do dia a dia da cultura orçamentária e precisam de estímulos constantes ao uso por parte dos gestores.

Além disso, ao implementar este conceito em sua empresa, a flexibilidade deve nortear os gestores na adaptação da empresa e do mercado em que atua.

Desta forma os resultados positivos da organização tem relação direta com as práticas de orçamento de cada companhia.

Análise da cultura organizacional

Antes de implementar a cultura orçamentária os gestores podem promover pesquisas com a equipe de colaboradores para entender o engajamento deles com a cultura organizacional.

Desta maneira, a gestão entende quais os pontos mais relevantes e os aspectos que precisam de mais atenção antes de implementar qualquer conceito.

Engajamento de líderes

Outra dica fundamental para que a implementação seja a mais sutil possível inclui a participação dos líderes da empresa.

Ou seja, com o apoio dos principais diretores da companhia, o caminho para uma cultura orçamentária tende a se abrir mais facilmente.

Portanto, o principal catalisador da cultura de orçamento na gestão empresarial encontra-se nos impactos positivos na saúde financeira.

Quer ter mais controle sobre as finanças e especialmente sobre a política de reembolso em sua empresa? Então conheça o Portal RDV!

novembro 23, 2020dezembro 17, 2020

Relatório de despesas corporativas eficaz: o que não pode faltar?

Empresas de sucesso que operam com viagens corporativas ou atividades externas no dia a dia, necessariamente contam com relatório de despesas corporativas.

Além de oferecer maior organização para a gestão financeira da corporação, os relatórios ajudam no controle de gastos e em decisões estratégicas. Porém, ao criar este documento é essencial que todos os aspectos primordiais sejam integrados ao documento, desde a hospedagem e alimentação até os deslocamentos mais curtos.

Certamente estes gastos representam um valor significativo para a empresa e este torna-se o principal motivo para manter o controle total sobre estas despesas.

Por isso, cada vez mais este documento torna-se fundamental para o gestor no acompanhamento dos gastos que, em alguns casos, vira investimento.

Principalmente quando fazem parte de uma estratégia para aumentar o faturamento da companhia, a partir de prioridades e metas.

Para evitar dúvidas na hora de criar um relatório de de despesas corporativas, reunimos os principais aspectos que precisam ser considerados ao criar um relatório.

O que não pode faltar no relatório de despesas corporativas

A partir de agora conheceremos os principais aspectos que precisam fazer parte do relatório de gastos empresariais:

Tecnologia
Dados pessoais atualizados
Origem da despesa
Despesas por setor
Registro de aprovação
Nota fiscal

Tecnologia para relatório de despesas corporativas

Atualmente a tecnologia disponibiliza mecanismos que contribuem com a operação de todas as empresas, em diferentes segmentos.

Para que a operação obtenha o melhor relatório de despesas corporativas, a tecnologia dispõe de diferentes ferramentas que permitem ao viajante prestar contas em tempo real.

Cada vez mais aplicativos e softwares fornecem soluções de controle financeiro e de análise sobre o histórico de gastos corporativos.

Por isso, manter os relatórios conectados aos sistemas de gestão traz uma visão única sobre o processo e todo o fluxo de despesas.

Dados pessoais atualizados

Certamente, os colaboradores e profissionais que fazem parte do processo de gastos corporativos precisam manter seus dados atualizados constantemente.

Desde informações primárias como nome completo, telefone e email, a dados bancários e de identificação pessoal.

Origem da despesa

A segunda principal informação que não pode faltar em um relatório de despesas se refere ao tipo de despesa criada por cada colaborador.

Ou seja, determinar os valores direcionados a alimentação, transporte, hospedagem, entre outras despesas comuns em cada modelo de operação.

Por exemplo, em algumas empresas uma categoria como transporte pode precisar de mais detalhes sobre o tipo de veículo.

Assim como um gasto com alimentação pode oferecer maiores detalhes como um almoço, jantar ou lanche.

Nesse sentido, cada categoria de despesa contém suas necessidades em relação aos tipos de gastos recorrentes em cada negócio.

Despesas por setor

Outro aspecto considerado por gestores para compor o relatório de despesas corporativas é a divisão, ou alocação, de cada despesa de forma diferente.

Em outras palavras, cada empresa tem sua forma de registrar suas despesas, seja por centros de custos, por projetos, entre outros.

A partir desta alocação os gestores conseguem realizar análises sobre rentabilidade, fazer comparativos de despesas e de orçamentos da organização.

Registro de aprovação

Por fim, todas as despesas devem receber a aprovação por parte da gestão e esta ação não pode faltar no relatório de despesas corporativas.

A partir da realidade financeira da empresa, a gestão desenvolve limites de gastos que determinam a aprovação ou não das despesas.

Nota fiscal

Apesar de todas as funcionalidades que as empresas e seus gestores ganham com a tecnologia, uma das peças mais importantes ainda é a nota fiscal.

Trata-se de um comprovante obrigatório em todos os tipos de relatórios de despesas corporativas.

Atualmente a tecnologia também incide sobre a nota fiscal a partir de documentos digitalizados, eliminando riscos de perda.

Relatório de despesas corporativas com o Portal RDV

Caso sua empresa esteja buscando modelos que facilitem o dia a dia da operação em relação aos gastos empresariais, o Portal RDV é a solução ideal.

Nossa ferramenta permite o cadastro de despesas via celular ou tablet sem necessidade de conexão com a internet, a partir de um sistema que sincroniza automaticamente.

Defina parâmetros de despesas, teto de gastos, para que a gestão se mantenha sempre informada e atuando de forma mais ágil com as despesas corporativas. solicite uma demonstração gratuita do Portal RDV!

novembro 9, 2020novembro 11, 2020

Gestão de riscos: conheça a importância disso para a sua empresa

O cenário atual da economia traz incertezas em todos os setores corporativos e cada vez mais a gestão de riscos ganha importância.

Ou seja, além de identificar os gargalos que podem comprometer a operação, a gestão empresarial precisa considerar situações que podem afetar os negócios.

Portanto, a gestão de riscos tem como objetivo identificar os possíveis eventos que podem impactar o planejamento estratégico.

Além disso, o gerenciamento dos riscos pode definir processos e ações que tragam maiores benefícios em prol da empresa.

Seja pelas pessoas ou pelos processos, os indicadores de risco mostram a necessidade de mudanças no percurso antes que a empresa seja de fato impactada de forma negativa.

A importância da Gestão de Riscos

Vivemos um momento de isolamento social em que as empresas perdem receitas diante da mudança de comportamento repentina dos consumidores.

Isto significa que as companhias sentem o reflexo de todas as influências sofridas pela sociedade de uma forma geral.

Nesse sentido, as Influências internas e externas de eventos inesperados como o que vivemos atualmente podem desestabilizar empresas de todos os portes.

Portanto, assim como o cenário econômico pode influenciar riscos, a gestão empresarial pode detectar oportunidades para as empresas.

Assim como se precaver dos riscos no mercado, o trabalho dos líderes inclui maximizar toda as ocasiões passíveis de benefícios para a operação.

Quando a gestão de riscos consegue antecipar cenários adversos e criar saídas para não correr riscos, a empresa ganha credibilidade entre clientes e colaboradores.

Para ficar mais claro sobre como a gestão de riscos tem importância para os negócios, listamos as etapas que compõem o gerenciamento de riscos.

Identificação avaliação e mensuração dos riscos
Medidas de resposta e monitoramento
Treinamento de equipes para lidar com riscos

A primeira fase no processo de gestão de riscos se resume a entender as características de cada situação de forma clara.

Em seguida precisamos de uma análise qualitativa sobre o impacto em relação à operação da companhia, isto é, baixo, médio ou alto.

Consequentemente, as lideranças corporativas precisam de números para calcular este impacto de forma prática, a partir de estatísticas, probabilidades e tudo o que pode refletir no desempenho e produtividade das empresas.

Ao implementar medidas de resposta para o risco iminente, a gestão empresarial inicia o processo de monitoramento que serve para avaliar o desempenho das ações.

Além disso, o treinamento da equipe de gestão de riscos surge como ferramenta essencial para que a empresa possa atuar diante de situações delicadas, por exemplo.

Gerenciando riscos na sua empresa

Todos os segmentos passam por crises e as empresas devem entender que esta realidade faz parte do processo de aprendizado e maturação da gestão empresarial.

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Nesse sentido, ganha aqueles que se preparam para passar pelos desafios e riscos que o mercado oferece diariamente aos empresários e empreendedores.

A capacidade de tomar decisões com agilidade diante de cenários de incerteza caberá ao profissional mais bem preparado.

Mesmo sem ter uma receita pronta para enfrentar problemas e dificuldades pelo caminho, os empresários precisam de um setor de gestão de riscos.

Seja qual for o segmento ou nicho de mercado, a gestão empresarial obtém vantagens que determinam, muitas vezes, o sucesso de uma organização.

E por falar em gestão, aproveite e conheça todas as funcionalidades do Portal RDV! Solicite um demonstração!

novembro 2, 2020abril 22, 2021

Cartão de crédito corporativo: vilão ou mocinho para as empresas?

Quando uma empresa arca com os gastos de seus colaboradores em viagens de negócios, que incluem diárias de hotéis, o cartão de crédito corporativo é a principal ferramenta.

Talvez o maior desafio do gestor esteja em manter o controle das despesas de forma que a fatura não se transforme em problemas financeiros.

Por isso, o mais importante para a gestão de equipes com vendedores externos passa por acertividade de gastos, planejamento financeiro e definições de prioridades.

Da mesma forma que o cartão de crédito pessoal, o modelo criado para empresas oferece os mesmos serviços e, por isso, os gestores precisam ter cautela.

Ao perder o controle dos gastos com o cartão empresarial, a gestão inverte o sentido da ferramenta.

Ou seja, o que foi planejado para melhorar a situação financeira da companhia torna-se problema para os empresários.

Para contribuir com o melhor funcionamento da operação reunimos as principais dicas sobre como controlar o cartão de crédito corporativo.

Como controlar o cartão de crédito corporativo?

Regras de uso

Primeiramente, precisamos estabelecer regras sobre o uso do cartão pelos colaboradores, tanto em viagens, quanto eventos corporativos ou deslocamentos de rotina

Ou seja, o gestor precisa definir como, quanto e onde serão feitos os gastos com o cartão de crédito.

Além de ter as regras estabelecidas, o cumprimento delas tem efeito direto na operação e esta tarefa cabe aos líderes das organizações.

Quando a equipe entende todas as regras de uso a partir de orientações atualizadas periodicamente, o controle do gestor passa a ser cada vez mais assertivo.

Despesas prioritárias

Todas as despesas cobertas pelo cartão de crédito corporativo devem estar caracterizadas de acordo com suas prioridades dentro do cronograma de gastos.

Em outras palavras, para controlar as despesas do cartão corporativo muitos gestores classificam a importância de diferentes produtos e serviços.

Portanto, saiba qual o nível para cada uma das prioridades que envolvem a operação e mantenha o caixa da empresa saudável.

Controle de fluxo

Esta regra vale tanto para empresas quanto para pessoas que precisam manter o caixa saudável financeiramente.

A partir de um planejamento financeiro, todo o controle de fluxo de caixa feito no cartão de crédito torna-se peça chave para a operação.

Naturalmente, os dados referentes aos gastos empresariais direcionam a gestão para o melhor gerenciamento dos gastos gerados pelos colaboradores.

A dica principal é registrar todas e quaisquer despesas pagas com o instrumento corporativo como base para análise periódica dos líderes.

Comparar despesas torna-se uma forma cada vez mais comum para identificar padrões de utilização do serviço de crédito corporativo.

Agilidade e segurança

Sem dúvida o cartão de crédito agiliza o processo de fazer compras, otimizando o tempo de disponibilidade do colaborador nas tarefas.

Além disso, os colaboradores passam a eliminar a necessidade de transportar quantias em dinheiro em viagens corporativas, por exemplo.

Por outro lado, o representante da empresa em trânsito evita expor sua segurança a partir da escolha do plástico no lugar das cédulas.

Vale destacar que o cartão de crédito corporativo funciona como a evolução do sistema de reembolso, quando o colaborador paga do próprio bolso e recebe após a viagem.

Cartão de crédito corporativo não é o vilão

A partir deste conteúdo, fica claro que o cartão de crédito empresarial não pode ser considerado um vilão da operação.

Na verdade, funciona como instrumento de gestão financeira e, com serviços de empresas especializadas, as transações dos gastos com cartão são importadas diretamente para o sistema.

Com estas dicas sua empresa pode buscar melhores resultados financeiros com a ajuda do cartão de crédito corporativo.

Que tal começar a olhar para o cartão empresarial como o mocinho da história? Se precisar de uma ajuda com o controle de gastos, conte com o Portal RDV!

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outubro 19, 2020novembro 11, 2020

Viagens corporativas: como lidar com o cenário atual e garantir a saúde

O distanciamento social impacta diretamente toda a sociedade e gera novos desafios para empresas, principalmente para aquelas que fazem viagens corporativas.

Não só no mercado de turismo e de viagens, como também os nichos que atendem as necessidades básicas da população estão diante de um cenário novo.

Por isso, cada vez mais empresas terão que adotar novas medidas que ajudem na adaptação ao período de isolamento que estamos vivendo.

Segundo um estudo feito pela Global Business Travel Association (GBTA), 45% das empresas associadas acredita que os eventos presenciais retornam nos primeiros seis meses de 2021.

Nesse sentido, 70% delas esperam pelo retorno dos eventos no segundo semestre do ano que vem.

Especificamente, para as empresas que fazem negócios em viagens corporativas, as mudanças em relação aos deslocamentos têm ainda mais impacto.

Ou seja, tudo que era feito anteriormente em relação à viagens de negócios não pode ser considerado suficientemente seguro atualmente.

Diante desta realidade, os gestores buscam ações que possam garantir a segurança dos seus colaboradores em viagens corporativas.

Por exemplo, saber quais os cuidados físicos necessários, análise antes de fazer reservas de hotéis e locações de carros, assim como a gestão financeira.

Viagens corporativas no cenário atual

Certamente as viagens de negócios continuam acontecendo mesmo diante do cenário atual de distanciamento social.

Porém, a realidade de hoje muda o planejamento e as empresas buscam soluções que trazem maiores garantias de saudabilidade para os colaboradores.

Por isso, reunimos as principais dicas para que os gestores apliquem em sua operação para oferecer segurança nos deslocamentos corporativos.

Revisar políticas internas

O momento atual exige responsabilidade por parte de empresas e gestores e isto inclui revisar todos os aspectos relacionados à saúde dos colaboradores.

Dependendo do porte da empresa, sugerir mudanças ou incluir tópicos em políticas internas pode ser lento e diante do cenário atual esta não é uma boa opção.

Claramente as políticas empresariais baseadas em modelos antigos de gestão não correspondem com as práticas necessárias hoje.

Para garantir a segurança dos colaboradores é essencial revisar todas as normas internas e incluir alterações relevantes para o momento.

Se esta opção for levar mais tempo que o necessário, a dica é criar normativas excepcionais, extraordinárias, para que estejam alinhadas com as novas orientações.

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Fornecedores alinhados

Outra dica fundamental para que os colaboradores se mantenham saudáveis diante do atual cenário mundial tem a ver com os contratos firmados com os fornecedores.

Ou seja, o gestor deve se certificar de que estas empresas parceiras cumprem as medidas básicas de segurança em relação à saúde dos viajantes.

Alerta aos colaboradores

Por outro lado, assim como os fornecedores devem estar alinhados com a gestão, os colaboradores precisam ser orientados a seguir alguns protocolos de segurança.

Do contrário, as viagens corporativas tendem a ser um risco para aqueles que não seguem medidas de segurança de forma correta.

A dica aqui passa por alinhar a comunicação com os colaboradores usando mecanismos que sejam eficazes em entregar a mensagem.

Por exemplo, não é necessário agendar reuniões à distância para informar os viajantes sobre protocolos de segurança, basta usar os dispositivos de mensagens instantâneas.

Não importa como, mas certifique-se de que seus colaboradores receberão informações sobre ações de prevenção e medidas para situações de crises.

Processos otimizados

A transformação digital vem sendo acelerada em diversas empresas e no ramo de viagens corporativas funciona da mesma forma.

Por isso, investir em tecnologia para otimizar os processos ajuda a garantir a saúde tanto da empresa quanto de seus colaboradores.

Além disso, a tecnologia empregada no Portal RDV, é capaz de gerir as despesas corporativas automatizando todo o processo de reembolso corporativo.

Segurança para viagens corporativas

O Portal RDV funciona como uma ferramenta que auxilia empresas na adaptação ao novo cenário com medidas que geram segurança aos seus colaboradores.

Além dos protocolos de saúde, a gestão deve estimar os riscos envolvidos nos deslocamentos, assim como acompanhar constantemente os viajantes.

E então, como você tem feito para lidar com as viagens corporativas? Conheça o Portal RDV e descubra como ele pode ajudá-lo hoje!

outubro 5, 2020novembro 11, 2020

Portal RDV: automatize a gestão financeira de reembolso corporativo

Dar ao gestor o controle financeiro sobre o processo de reembolso de uma companhia pode ser feito de forma fácil e em tempo real a partir do Portal RDV.

Este é o propósito da empresa, contribuir com o dia a dia de todas as operações que envolvem pagamentos e ressarcimentos dos colaboradores, facilitando e automatizando todo o processo de gestão de reembolsos.

O Portal RDV funciona como um sistema de gestão específico para controlar as despesas financeiras das corporações.

A plataforma pode ser acessada por um computador, pelo navegador de internet ou através do aplicativo, disponível para celulares e tablets.

Benefícios do Portal RDV

Depois de cinco anos de existência, o Portal RDV está pronto para automatizar o processo, desde o cadastro de despesas até sua aprovação e validação pelos gestores responsáveis.

Certamente o principal benefício que a plataforma traz para as organizações está diretamente ligado à automatização dos processos de reembolsos corporativos.

Porém, dentro deste conceito encontramos diferentes tópicos com importâncias diferentes para gerenciar o processo de reembolso.

Utilização do Portal RDV

Um dos diferenciais do Portal RDV é a facilidade com que a ferramenta pode ser operada no dia a dia.

Isto é, além de ser totalmente digital e ter compatibilidade com dispositivos como smartphones e tablets, o sistema financeiro funciona offline.

Ou seja, é possível cadastrar despesas corporativas mesmo que não haja acesso à internet por conta de um sistema de sincronização de dados automático.

Desta forma o gestor passa a ter mais segurança e controle sobre a operação mesmo se o colaborador estiver sem acesso a internet em alguma visita externa.

Parâmetros de despesas

Em todos os segmentos de mercado, a gestão precisa definir as políticas de gastos e despesas de seus colaboradores.

Isto significa manter os padrões da operação dentro dos limites financeiros que ajudam a manter uma organização saudável.

A partir do Portal RDV este processo acontece automaticamente e dentro do teto de despesas de acordo com cada empresa.

Dessa forma os colaboradores ficam impossibilitados de solicitar algum tipo de reembolso que esteja fora das políticas de reembolso estabelecida pela empresa. Tanto em termos de categoria quanto de valores excedentes.

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Foco em produtividade

No universo corporativo toda automação deve ser bem vinda, principalmente quando diz respeito à produtividade dos colaboradores.

Nesse sentido, usar sistemas que fazem as tarefas mecânicas do dia a dia pode aumentar a assertividade sobre os dados de reembolso e elimina a perda material.

Preencher planilhas de reembolso, por exemplo, deixa de ser tarefa dos colaboradores a partir do uso do Portal RDV.

Controle de reembolso e despesas

Ter uma visão ampla sobre a natureza dos gastos está entre os benefícios que o gestor encontra no Portal RDV.

Isto significa que o sistema pode filtrar as despesas por setores, departamentos, equipes, colaboradores individualmente, projeto, entre outros.

Resumindo, a plataforma dá ao gestor todo o controle de verbas, incluindo novos projetos, viagens de negócios, eventos corporativos e lançamentos.

O Portal RDV em sua empresa

A personalização de serviços faz com que cada vez mais empresas busquem ferramentas que tenham este perfil.

Por isso, a proposta do Portal RDV vai muito além de apenas cadastrar parâmetros de acordo com o tipo de despesa e o valor de cada uma delas.

O sistema ainda fica responsável por verificar se as despesas registradas pelos usuários estão alinhadas com a política de reembolso corporativo.

E então, quer ter mais controle e assertividade sobre a gestão financeira da sua empresa? Acesse o Portal RDV e solicite uma demonstração!

setembro 4, 2020novembro 25, 2020

O que um sistema de controle de gastos pode fazer pela sua empresa?

Toda empresa – de pequeno, médio ou grande porte – depende de processos internos que organizam a rotina de trabalho de modo a conquistar um fluxo contínuo e cada vez mais eficiente. Mas também se sabe que em toda cultura organizacional há falhas que precisam ser resolvidas rapidamente para que nenhuma atividade trave qualquer parte do circuito. Isso se aplica aos mais diversos departamentos de uma corporação, inclusive no gerenciamento de gastos com viagens corporativas.

Segundo Marcel Pratte, CEO da Viceri, empresa de serviços de tecnologia da informação (TI) e desenvolvedora do Portal RDV, o primeiro problema que as companhias buscam resolver é a falta de controle das políticas corporativas – e os processos manuais não ajudam em nada nesse sentido. Além disso, esse modelo, ainda muito tradicional nas empresas brasileiras, costuma ser lento e custoso.

Marcel Pratte ainda acrescenta que as lacunas desse sistema podem prejudicar não só o fluxo das regras internas, por meio de eventuais descumprimentos que atrasam o processo, como também a contabilidade, que acaba deixando de ser fechada mensalmente pela falta de informações precisas devido a notas fiscais perdidas ou excesso de documentos que precisam ser analisados pelo departamento financeiro, por exemplo. Forma-se, assim, um círculo vicioso, no qual a companhia mergulha e alimenta a perda constante de dinheiro.

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Com o objetivo de quebrar esse ciclo, nasce o Portal RDV, um software de gestão de gastos corporativos que gera economia diária em várias empresas. O software é capaz de implementar melhorias que inibem os erros do procedimento manual e atua por meio de três vertentes. São elas:

1. Integração

O Portal RDV pode ser integrado a qualquer sistema, incluindo o sistema SAP, isso traz agilidade aos processos. Um colaborador que usou o cartão de crédito corporativo para pagar um almoço durante a viagem, por exemplo, pode rapidamente tirar uma foto da nota fiscal e cadastrá-la no Portal RDV. A imagem irá direto para o sistema do departamento financeiro, permitindo a prestação de contas em tempo real.

2. Classificação

Tão importante quanto saber os valores investidos em uma viagem de negócios é entender como a verba foi utilizada. Com o sistema de controle de gastos com viagens, é possível classificar cada pagamento por setores como alimentação, transporte, hotelaria etc. Ter métricas classificadas dessa forma facilita a elaboração um balanço comparativo de gastos e até mesmo a negociação com um fornecedor ou parceiro.

3. Controle

A automatização do processo de reembolso é uma maneira segura de garantir a plena aplicação das políticas da empresa, além de gerar economia. Isso devido ao fato de poder adaptar-se às necessidades corporativas, como o ajuste de um budget máximo disponível para determinada viagem.

Por meio da elaboração rápida e precisa dos relatórios de gastos, também há como saber qual é a média mensal, ou anual, de despesas com viagens de negócio atingida por um departamento, por exemplo.

Com o sistema de controle de gastos com viagens, o fechamento mensal da contabilidade passa a ser 58,5% mais eficiente.

Assim, investir na automatização dos relatórios de despesas com viagens é o passo certeiro na busca por eficiência dentro da gestão de equipe de vendas externas. Confie na tecnologia a fim de economizar tempo e recursos financeiros e humanos – os bens mais preciosos de uma corporação.

Entre em contato com o Portal RDV e solicite uma demonstração gratuita da ferramenta.

setembro 4, 2020novembro 10, 2020

Descubra o segredo nº 1 para reduzir custos corporativos!

Se você perguntar para qualquer pessoa que preenche um relatório de despesas em campo, ou seja, relatório de despesas com representação ou viagem, quase todos irão afirmar que esse método leva muito tempo, além de ser muito chato e ser puramente burocrático. Se você perguntar para qualquer responsável financeiro que recebe e confere esses relatórios, quase todos irão afirmar que se trata de um processo improdutivo, demorado e insano.

Porém se a pergunta for quanto custa todo esse processo de lançar, aprovar e contabilizar cada relatório de despesa, poucos conseguirão responder categoricamente. Realmente não é uma informação tão fácil de se levantar. É preciso levar em conta o custo por hora de todos os funcionários envolvidos nesses processos, os custos com malotes e correios, os gastos do não controle das políticas corporativas, só para citar alguns influenciadores.

Pesquisa feita em 2017 pela PayStream Advisors fez um levantamento que apresentou o custo de cada relatório de despesas. Surpreendentemente, quando esse processo é feito de forma totalmente manual, com o lançamento das despesas em uma planilha Excel, a impressão e o envio por malote para aprovação e, por fim, sua conferência e contabilização, cada relatório representa um gasto de aproximadamente 26 dólares (R$ 90,00) para a empresa. Esse valor chega a assustar ao pensar no custo ignorado todo mês nas finanças da companhia.

Uma das maiores barreiras na implantação de um sistema automatizado está no entendimento dos gestores de que o processo do jeito que está, é funcional. Será mesmo?

Como reduzir o custo com relatório de despesas em campo?

Muitas empresas têm buscado um software de automação do processo de gastos com representação e viagem que possa facilitar todo esse trâmite, trazendo mais assertividade para os dados apresentados. E muito mais que isso, sistemas como esse também são eficazes na aderência dos seus funcionários às políticas corporativas da sua organização, principalmente quando fica claro para eles os benefícios de se utilizar um software um controle de gastos no dia a dia.

Ainda de acordo com a pesquisa da PayStream Advisors, quando esse processo é feito de forma semiautomática, a queda no custo já se mostra bem significativa: vai para cerca de 17 dólares (R$ 91,43). Já é uma boa redução, porém é possível conseguir ainda mais, utilizando um sistema que automatize totalmente o processo de despesas em campo.

Segundo a pesquisa, um sistema totalmente automatizado, reduz o custo do relatório para 6,85 dólares (R$ 36,84). O preço do processo manual é mais do que o triplo da mesma atividade realizada por um sistema automatizado, sem contar na maior assertividade que essa ferramenta irá trazer, evitando custos maiores com possíveis erros.

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Imagine a economia de uma empresa com 100 funcionários prestando contas de apenas um relatório por mês: a diferença mensal entre o processo não automatizado e automatizado é de US$ 1.015 mensais (R$5.458,67), totalizando uma economia de US$ 12.180 anuais (R$65.504,04).

É claro que investir em um sistema de gestão de despesas de campo será visto como custo em um primeiro momento para a empresa. Porém, lembre-se que os valores apresentados pela pesquisa mostram um alto retorno sobre o investimento. Imagine a diferença que isso pode fazer quando a sua empresa levar em conta a gestão efetiva sobre todos os gastos envolvidos.

Como um sistema automatizado faz essa economia?

A frase “tempo é dinheiro” aqui pode muito bem ser aplicada. Aplicativos que automatizam os processos trazem muito mais agilidade e assertividade de dados. A redução no tempo do processo gera, automaticamente, uma baita economia. Em resumo, com um software de gestão de despesas, o processo é mais rápido e mais eficaz.

As soluções digitais hoje existentes oferecem várias funcionalidades úteis. Além da análise comum de custos, algumas ferramentas permitem que a empresa aplique suas políticas corporativas no cadastro de cada nova despesa no aplicativo.

Outro ponto muito importante da inovação tecnológica é a facilidade e a mobilidade do acesso a informações. Algumas ferramentas permitem que o funcionário tenha acesso ao sistema em seu dispositivo móvel, podendo registrar seus gastos de onde estiver, e ainda classificar qual a natureza desse gasto, o que facilita ainda mais a extração e análise de resultados, separando o orçamento da empresa em centros de custo, projetos, produtos.

Por fim, com apenas alguns passos, o próprio funcionário pode gerar seu relatório do dia, semana ou mês, e enviar diretamente para a validação e aprovação do gestor responsável dos gastos e seus respectivos reembolsos. Tudo isso em um dispositivo móvel ou pela internet.

Quer implementar um sistema de gestão de despesas na sua empresa?

Existem empresas que oferecem esses sistemas de gerenciamento de gastos com representação e viagem já prontos, como o Portal RDV. Você pode ver como uma solução digital desse tipo pode ser aplicada na sua companhia, e até mesmo parametriza-la de acordo com suas necessidades.

Além disso, uma solução desse tipo pode reduzir o processo de reembolso dessas equipes em até 30 dias. Quer saber como? Conheça o Portal RDV.

O que um sistema de controle de gastos pode fazer pela sua empresa?

setembro 4, 2020maio 19, 2021

Gestão de despesas corporativas: onde sua empresa está errando?

Na hora de realizar a gestão de despesas corporativas da sua empresa, você é do tipo que realiza cada um dos cálculos exatamente como o cupom fiscal entregue aponta, mas está sempre acumulando trabalho ou prefere arredondar os valores das notas para otimizar os processos e agilizar os faturamentos?

Independente do seu perfil profissional, sinto em te informar que ambos podem apresentar riscos graves para a gestão de despesas corporativas.

No primeiro deles, realizar a conferência e o cálculo sozinho dos valores a serem faturados com despesas corporativas pode gerar um gargalo nas entregas, além de sobrecarregar suas funções e não permitir que você realize outras atividades, tão importantes quanto essa, dentro do setor financeiro da sua empresa como a redução de custos com relatório de despesas.

Já na segunda opção, é preciso ter ainda mais cuidado com pequenos arredondamentos. Vamos pegar como exemplo o terceiro maior gasto corporativo das empresas no Brasil, viagens de equipes externas.

De acordo com pesquisa realizada em 2016 pela ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil), o valor médio de uma passagem área foi de R$ 349,14. Agora vamos aos cálculos:

Suponhamos que sua empresa possui 10 funcionários externos, porém eles viajam apenas uma vez por mês cada. Seriam, então, 10 passagens de R$ 394,14 – resultando em um custo mensal de R$ 3.491,40.

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Caso você arredondasse o valor de reembolso das passagens para R$ 350, você teria um custo mensal de R$ 3.500 com viagens corporativas. Com esse simples arredondamento, sua empresa estaria pagando R$ 8,60 a mais.

Para evitar esse tipo de erro, é essencial que sua empresa possua uma política corporativa de reembolso bem estipulada, e que esta seja muito bem empregada, independente das atividades do dia a dia.

Caso sua empresa ainda não saiba exatamente como implementar uma política que garanta a redução de custos corporativos, leve essa informação até seus diretores ou gestores e mostre, com números reais, a importância de parametrizar e automatizar os faturamentos com despesas corporativas. Apenas dessa forma será possível obter uma gestão eficaz garantindo uma redução de custos eficiente.

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