Autor: Rodnei

Muitas vezes, é mais prático para um funcionário pagar as despesas do negócio diretamente do bolso. Quer seja um jantar com clientes, novas ferramentas para um trabalho especializado ou a passagem para chegar em uma reunião. Estes custos muitas vezes podem acabam no cartão de crédito pessoal do funcionário. É uma prática comum pagar o funcionário de volta. E fazer isso de maneira correta e rápida pode manter seu funcionário satisfeito, ao mesmo tempo que reduz sua carga tributária geral.

O que é um reembolso de despesas?

Um reembolso de despesas é o pagamento a um funcionário por uma despesa de negócios que ele pagou do próprio bolso. Como regra geral, se a despesa for legítima, o reembolso não é tributado e a empresa pode reivindicar o custo total ou parcial da despesa como dedução fiscal.

Que tipos de despesas uma empresa deve cobrir?

Os itens básicos a serem considerados em uma política de reembolso de despesas incluem:

• Despesas de viagens de negócios, como hospedagem, alimentação e transporte, mas não entretenimento;
• Uso de veículo pessoal para fins comerciais;
• Despesas de telecomunicação, como telefone e Internet.

Benefícios da política de reembolso para pequenas empresas

Aqui estão alguns motivos pelos quais uma pequena empresa deve ter uma política de reembolso:

• Uma política escrita e formalizada ajuda você e seus funcionários a saberem quais despesas se qualificam para reembolso. Uma comunicação clara ajuda seus funcionários a cumprir a política e seguir seus limites.
• Uma política de reembolso que evolui com mudanças regulatórias e motivadores externos fornece orientação para funcionários – na maioria das vezes bem-intencionados – que buscam reembolso.
• Reduza a comunicação desnecessária. Quando as expectativas são claras, isso agiliza o processo de aprovação porque os funcionários têm menos probabilidade de reivindicar despesas que não estão dentro da política. Isso reduz o tempo de reembolso.

Como criar uma política de reembolso de despesas

Para criar uma política de reembolso de despesas, siga estas etapas:

1. Estabeleça limites sobre quanto os funcionários devem gastar em cada tipo de despesa.
2. Considere como seus funcionários podem alavancar a política de gerenciamento de despesas além das viagens de negócios, como o reembolso de despesas de home office.
3. Para tirar proveito das deduções fiscais, certifique-se de que as despesas podem ser reembolsadas de acordo com um plano de contabilidade. Escreva o acordo de reembolso do plano de responsabilidade de sua empresa.
4. Crie um relatório de despesas para seus funcionários enviarem para reembolso, incluindo as seguintes informações:
   1. Nome;
   2. Número de identificação do funcionário;
   3. Data de entrega;
   4. Prazo de reembolso;
   5. Centro de custo;
   6. Quantia;
   7. Propósito de negócios;
   8. Documentação, como recibos e faturas.

5. Automatize as partes do processo sujeitas a erros. A implementação de um software de gerenciamento de despesas traz muitos benefícios. Para um cálculo preciso da quilometragem, os sistemas possuem integração com GPS embutida. A integração do software de despesas com um sistema de contas a pagar acelera o reembolso. Quando você automatiza o processo, o software sinaliza despesas e erros inadequados, notifica os aprovadores e até mesmo se integra à folha de pagamento, se for o caso.

Melhores práticas de reembolso para pequenas empresas

O objetivo para os melhores processos de reembolso é remover obstáculos ao pagamento. Aqui estão quatro etapas que as pequenas empresas podem seguir para ajudar a tornar suas políticas e procedimentos o mais eficientes possível.

1. Examine a política regularmente. Certifique-se de que a política acompanha as mudanças no código tributário, bem como as condições ambientais e econômicas. Uma prática recomendada é estabelecer um comitê de viagens e despesas com representantes de várias partes do negócio, como comunicações corporativas, finanças, recursos humanos, vendas e possivelmente jurídico, para se reunir mensalmente e revisar e atualizar a política conforme necessário.
2. Comunique a política além da integração. Envie e-mails regularmente e forneça sessões de treinamento sobre atualizações significativas para gerentes e outros funcionários. Se uma política precisar ser atualizada, a mensagem deve vir de alguém de sua equipe de liderança e explicar claramente por que as mudanças estão sendo feitas e onde os funcionários podem encontrar as informações mais recentes. Dê exemplos sem chamar funcionários específicos para destacar áreas complicadas e explicar como evitá-las.
3. Reembolsar despesas de negócios de acordo com um plano contábil para reduzir a receita tributável de negócios.
4. Aplique a política nos níveis mais altos. Mais de um quarto das fraudes de reembolso vêm de executivos e da alta administração, de acordo com uma pesquisa da Association of Certified Fraud Examiners. Deve ficar claro que as políticas se aplicam a todos.

Modelo de política de reembolso de despesas de funcionários para pequenas empresas

Observe atentamente os tipos de despesas comuns à sua empresa. Por exemplo, se você faz muitas viagens de negócios, considere a criação de modelos para seus funcionários preencherem. Os modelos também ajudam a manter os requisitos do plano de prestação de contas sob controle para que as despesas possam ser deduzidas do imposto de renda.

O gerenciamento de despesas pode ser um processo entediante, com muita entrada de dados manual e papelada propensa a erros. A automação do gerenciamento de despesas torna esse processo mais rápido, fácil e reduz a possibilidade de erros e fraudes. E sua popularidade está crescendo. Na verdade, uma pesquisa da Technavio, um grupo de pesquisa de mercado, estima que o software de gerenciamento de viagens e despesas cresça 12% ao ano. Conhecendo os regulamentos federais e estaduais, o código tributário e garantindo que as necessidades dos funcionários sejam atendidas, você pode reembolsar os funcionários de uma forma que seja responsável pelos resultados financeiros de sua empresa e pelas necessidades de seus funcionários.

Certamente, o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.

Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão. Solicite uma demonstração gratuita da nossa solução.

O processo de reembolso de despesas corporativas é algo comum na rotina de diversas empresas, seja ela pequena, média ou grande. Essa gestão de despesas é feita com o objetivo de reembolsar os custos de um funcionário ou prestador de serviços. 

As empresas precisam manter o controle de gastos corporativos de maneira estratégica e eficiente. 

Se você quer saber o que é reembolso de despesas corporativas e, como aplicar ao seu negócio. Continue a leitura! 

Sumário

• Reembolso de despesas: o que é
• Formas de fazer o reembolso de despesas corporativas 
• Software de Reembolso de Despesas Corporativas
• Sobre o Portal RDV

Reembolso de Despesas Corporativas: o que é  

O gerenciamento de despesas corporativas é uma operação complexa que ocorre no processo de devolução dos valores gastos de um colaborador. Isso significa que, se um colaborador precisar custear algum tipo de despesa utilizando o próprio dinheiro, a empresa precisa ressarcir esse mesmo valor mediante a comprovação de seus gastos. 

Exemplos:

• Despesas de viagem:  

O deslocamento de um funcionário ou mesmo de um grupo de colaboradores acontece, com isso são gerados gastos que na maioria das vezes são pagos pelos próprios funcionários, seja com gastos de deslocamento, hospedagem, passagem, combustível ou algum outro custo gerado. 

• Refeições:  

Se um funcionário estiver jantando em uma viagem de trabalho, ou em um almoço de negócios, ele deve ser reembolsado pelos gastos como despesas corporativas.  

• Correios: 

Devido à pandemia, muitas empresas adotaram ao trabalho home office, com isso a demanda de entrega de materiais via correios tem sido alta, principalmente do setor farmacêutico. 

Reembolso de despesas para funcionários

Se o funcionário precisou comprar algum tipo de material, ou realizar alguma melhoria para a empresa com seus próprios recursos financeiros, ele também deve ser reembolsado.

Formas de fazer o reembolso de despesas corporativas 

Atualmente, existem dois tipos de controle de reembolso corporativo, de forma manual e automatizada. 

Processo manual: 

Esse procedimento é realizado todo de forma manual, ou até utilizando planilhas, que os colaboradores, pacientemente – ou não – preenchem, imprimem, levam para receber as assinaturas dos diferentes departamentos, anexam inúmeras notas fiscais. 

Porém, esse é um processo que demanda mais tempo, tem um alto custo, é sujeito a falhas humanas e suscetível a fraudes, e não é tão eficaz em relação ao controle de gastos.  

Processo automatizado: 

Integrado ou não ao ERP, torna o processo mais profissional, e possibilita a unificação de informações de cargos, hierarquia, contabilização das despesas, verbas, adiantamentos, tudo em um só lugar.  

Você pode aprovar ou rejeitar uma ou todas as despesas apresentadas nos diferentes relatórios enviados para reembolsos. Quando uma despesa é rejeitada pelo aprovador, imediatamente ela volta para que o profissional faça a correção necessária antes de encaminhá-la ao departamento financeiro. 

O sistema permite a criação de relatórios de reembolso, de adiantamento ou de despesas pagas com cartão corporativo.

Software de Reembolso de Despesas Corporativas

O Portal RDV oferece um sistema de gestão direcionado estrategicamente para controlar as despesas corporativas. 

Independente da demanda da gestão em relação a gastos e despesas da sua organização, a ferramenta organiza os dados em tempo real. 

Além disso, seguindo a evolução natural dos modelos de trabalho como home office, o acesso à plataforma pode ser remoto. 

Portanto, existe a possibilidade de acompanhar todos os processos da operação, seja online ou offline, tanto pelo aplicativo como por navegadores web. 

Resumindo, trata-se de automatizar todo o processo para garantir o objetivo principal, que é a redução de custos, agilidade e redução de fraudes. 

O software é capaz de implementar melhorias que inibem os erros do procedimento manual e atua por meio de três vertentes. 

Benefícios

1. Integração: 

O Portal RDV pode ser integrado a qualquer sistema ERP, isso traz agilidade aos processos. Um colaborador que usou o cartão de crédito corporativo para pagar um almoço durante a viagem, por exemplo, pode rapidamente tirar uma foto da nota fiscal e cadastrá-la no Portal RDV. A imagem irá direto para o sistema do departamento financeiro, permitindo a prestação de contas em tempo real. 

2. Classificação: 

Tão importante quanto saber os valores investidos em uma viagem de negócios é entender como a verba foi utilizada. Com o sistema de controle de gastos com viagens, é possível classificar cada pagamento por setores como alimentação, transporte, hotelaria etc. Ter métricas classificadas dessa forma facilita a elaboração um balanço comparativo de gastos e até mesmo a negociação com um fornecedor ou parceiro. 

3. Controle: 

A automatização do processo de reembolso é uma maneira segura de garantir a plena aplicação das políticas da empresa, além de gerar economia. Isso devido ao fato de poder adaptar-se às necessidades corporativas, como o ajuste de um budget máximo disponível para determinada viagem. 

Por meio da elaboração rápida e precisa dos relatórios de gastos, também há como saber qual é a média mensal, ou anual, de despesas com viagens de negócio atingida por um departamento, por exemplo. 

Com o sistema de controle de gastos com viagens, o fechamento mensal da contabilidade passa a ser 58,5% mais eficiente. 

Assim, investir na automatização dos relatórios de despesas com viagens é o passo certeiro na busca por eficiência dentro da gestão de equipe de vendas externas. Confie na tecnologia a fim de economizar tempo e recursos financeiros e humanos – os bens mais preciosos de uma corporação. 

Sobre o Portal RDV

O Portal RDV é um sistema de gestão de despesas corporativas multiplataforma que opera tanto na web quanto no mobile pelo nosso APP, automatizando completamente o processo de reembolso em empresas, desde o cadastro da despesa pelo profissional até sua aprovação e validação pelo departamento financeiro. 

Certamente, o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.  

Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão.

​ 

Você sabe quais os maiores desafios que as empresas de tecnologia vêm enfrentando diante do cenário atual do mercado corporativo? Se a sua resposta para esta pergunta for NÃO, este conteúdo chegou na pessoa certa, porque vamos tratar deste tema (reduzir despesas) especificamente a partir de agora.

Não restam dúvidas de que, dos desafios encontrados pelos gestores do setor de TI atualmente, a gestão correta das despesas corporativas tem papel fundamental.

Principalmente porque impacta toda a operação e, consequentemente, atinge de forma negativa os resultados da empresa. 

Por isso, torna-se cada vez mais importante para os líderes conhecerem de perto os principais desafios que fazem parte da gestão financeira.

Nesse sentido, os gestores das empresas de tecnologia entendem a necessidade de investir na otimização do sistema e de toda a operação.

Um dos pilares para superar os desafios que existem neste mercado corporativo é, justamente, a tecnologia, usada como recurso essencial para controlar e reduzir as despesas.

Com ela, fica mais fácil evitar falhas que podem representar grandes despesas no futuro, afetando a saúde financeira de uma organização.

Portanto, reunimos neste artigo os maiores desafios encontrados pelos líderes das empresas de tecnologia atualmente.

Desafios das empresas de tecnologia ao reduzir despesas

Fique conosco até o final deste conteúdo para saber mais sobre aspectos como:

• Objetivos da empresa
• Definição de metas
• Gestão custos e despesas

Objetivos financeiros da empresa de tecnologia

Um dos principais desafios das empresas de tecnologia é definir os objetivos da operação com base no cenário real do mercado e do porte de cada companhia.

Ou seja, trata-se de alinhar as expectativas de gastos de forma realista, respeitar o orçamento, para que a saúde do negócio tenha resistência.

Principalmente diante de um mercado cada vez mais competitivo, junto a um cenário de incertezas econômicas no Brasil, que resulta em investimentos mais modestos.

Cabe aos líderes e gestores traçarem objetivos palpáveis e aplicar sistemas que possam contribuir com a operação e eliminar riscos de falhas humanas, por exemplo.

Portanto, o objetivo das empresas de tecnologia deve se basear não apenas em custos, como também funcionalidades, performance e segurança.

Definição de metas para empresas de tecnologia

Para garantir maior assertividade sobre as ações de redução de gastos, todos os profissionais envolvidos com a operação devem ter o conhecimento claro sobre suas metas.

Ou seja, a tarefa dos gestores é definir o funcionamento, as regras, assim como direitos e deveres dos colaboradores, diante de cada ação que envolva custos operacionais.

A partir de uma política objetiva sobre despesas que tem procedimentos claros, a operação tende a oferecer mais assertividade.

Gestão custos e despesas

Com certeza, a gestão correta dos gastos corporativos tem papel determinante para o sucesso no alcance dos objetivos e metas estabelecidos.

Por isso, os líderes de empresas de tecnologia precisam criar e monitorar de perto todos os gastos e despesas inerentes a sua operação.

Caso contrário, sem ter o controle e o planejamento estratégico de todo o orçamento, a operação torna-se exposta tanto aos erros humanos, quanto às ações fraudulentas.

Por outro lado, as empresas de tecnologia que utilizam ferramentas adequadas para reduzir gastos, os relatórios mostram todas as movimentações em tempo real.

Sua ferramenta ideal para redução de despesas

Depois de conhecer os principais desafios que existem no caminho, os gestores agora podem partir para a ação.

Porém, não sem antes conhecer um sistema online que funciona como um aliado na aplicação de novas práticas para reduzir gastos corporativos.

Vamos começar a identificar e acompanhar os gastos de forma online? Solicite uma demonstração gratuita da nossa solução.

Diante de um cenário de incertezas para todos, a redução de despesas corporativas surge como uma das medidas mais importantes para a saúde financeira dos negócios.

Investir em estratégias que visam a diminuição de gastos se torna a saída mais eficaz para que os gestores tenham o controle do orçamento.

Redução de despesas corporativas

Em empresas do setor farmacêutico a operação inclui visitas a médicos e profissionais da saúde e estes deslocamentos têm peso para o orçamento.

Nesse sentido, cabe ao gestor aplicar ações que incluem o planejamento prévio das visitas, clara política de gastos e ferramentas que tornem os processos mais ágeis.

Por isso, desenvolvemos este artigo com o objetivo de apresentar as principais dicas para a redução de despesas corporativas no setor farmacêutico.

Como reduzir despesas na indústria farmacêutica: 5 dicas

• Automatizar processos;
• Planejar as visitas;
• Implementar uma política de gastos;
• Criar relatório sobre gastos;
• Engajamento de colaboradores.

1. Automatizar processos

A primeira dica que temos para os gestores de empresas do setor farmacêutico é buscar automatizar todos os processos possíveis dentro da operação.

As opções de ferramentas disponíveis hoje ajudam com a redução de despesas a partir de aplicativos e softwares que simplificam os processos.

Ou seja, saem de cena o papel e a caneta, e entram os tablets e smartphones capazes de armazenar dados em nuvem e dar acesso remoto aos gestores.

Assim, os colaboradores conseguem mais agilidade em tarefas repetitivas que fazem parte do dia a dia da operação.

Por outro lado, a tecnologia aplicada aos sistemas minimiza os erros humanos diminuindo os gastos tanto de tempo quanto de recursos que pesam no orçamento.

Atualmente, existem sistemas digitais de reembolso de despesas corporativas que registram os gastos de acordo com sua natureza, setor, colaborador, equipe ou projeto.

2. Planejar as visitas

Sem dúvidas as visitas feitas por representantes da indústria farmacêutica aos médicos e estabelecimentos geram um dos principais gastos da operação.

Entretanto, trata-se de uma peça fundamental para o funcionamento da engrenagem corporativa e, por isso, precisa de planejamento.

Para promover a redução de despesas corporativas, as visitas precisam de estratégia que não comprometa o orçamento empresarial.

Possíveis falhas ou imprevistos podem acontecer em qualquer operação e a dica para os gestores deste setor é exercitar a prevenção de gastos e atenção ao desperdício.

3. Implementar uma política de gastos

Talvez uma das mais importantes dicas para os gestores do universo farma. Desenvolver uma política de gastos clara e objetiva ajuda a organização a manter maior controle sobre suas despesas.

Assim, os gestores e líderes precisam estabelecer normas e boas práticas para atingir a redução de despesas corporativas de forma integrada.

A partir de parâmetros dentro da política de gastos, os colaboradores passam a conhecer as regras e evitam gastos excessivos, principalmente com deslocamentos.

4. Criar relatórios sobre gastos

As empresas que registram todos os custos mensais de sua operação conseguem reduzir gastos de maneira mais otimizada.

Manter a organização e o acesso às informações estratégicas ajudam o gestor a entender melhor a origem de todas as despesas corporativas.

Portanto, reunir dados sobre os custos funciona como um identificador dos gastos inerentes a uma empresa do setor farmacêutico.

5. Engajamento de colaboradores

Todos os colaboradores precisam abraçar a causa de redução de despesas corporativas para que a operação tenha sucesso.

Por isso, precisam de orientações constantes sobre os objetivos da companhia em relação ao planejamento financeiro e os custos da operação.

Em outras palavras, os profissionais envolvidos precisam de engajamento com a estratégia de diminuir custos para facilitar o alcance.

Desenvolver melhor a ideia do Portal RDV como solução

Certamente não existe segredo para que as empresas consigam a redução de gastos corporativos, mas sim soluções de controle de gastos. 

Como o Portal RDV, uma plataforma focada em otimizar resultados a partir de assertividade na gestão de relatórios de despesas, por exemplo.

Se você busca tornar os processos na sua empresa muito mais rápidos e eficientes, temos uma solução que cabe no seu celular ou tablet, sem precisar de internet.

Nosso sistema sincroniza os gastos automaticamente a partir de parâmetros como teto de gastos, para evitar excessos.

Convidamos você a conhecer nosso portal e, principalmente, pedir uma demonstração sobre o funcionamento do sistema!