Rodnei, Author at Portal RDV

fevereiro 15, 2021fevereiro 24, 2021

Departamento financeiro: tecnologia aplicada na indústria farmacêutica

Aumentar a produtividade do departamento financeiro é o que praticamente todo gestor busca para sua operação e a tecnologia vem contribuindo para esta realidade.

Além de ajudar empresas a realizar diferentes tarefas do dia a dia, a tecnologia permite que o foco dos colaboradores esteja em funções mais estratégicas.

Certamente, as principais características do departamento financeiro de uma companhia envolvem tarefas burocráticas, repetitivas e manuais.

Por exemplo, você consegue imaginar algo diferente de uma planilha com números ao imaginar como seria o trabalho de um profissional deste setor?

Porém, esta imagem engessada começa a mudar a partir dos novos recursos que a tecnologia oferece para empresas de todos os setores.

Para empresas da indústria farmacêutica, o departamento de finanças precisa de tempo para realizar tarefas de conferência e aí entra a tecnologia.

Por isso, neste artigo você poderá conhecer as principais novidades da tecnologia que podem contribuir com a operação dos gestores de departamentos financeiros.

Tecnologia no departamento financeiro da indústria farmacêutica

Automatização de processos

Uma das novidades que a tecnologia traz para os gestores financeiros funciona como solução para gerenciar de forma cada vez mais automatizada.

Esta facilidade evita a perda de tempo em tarefas repetitivas, que podem desmotivar os profissionais, assim como torna a gestão financeira mais rápida e assertiva.

Ou seja, com a aplicação de tecnologia na gestão financeira as empresas do setor farmacêutico passam a buscar profissionais capazes de automatizar as tarefas.

Em outras palavras, trata-se de achar profissionais que saibam, de fato, operar estes programas e fazer com que eles executem tarefas.

Por outro lado, os gestores conseguem direcionar o trabalho da equipe para a potencialização de pontos fracos e o desenvolvimento da estratégia.

Sem dúvida, essa realidade impacta também no perfil do colaborador da área financeira, que agora entende que tarefas, projeções e cálculos compõem a automatização financeira.

Integração de canais

Outra vantagem que os gestores conseguem obter com novas tecnologias inclui a integração de todos os pontos de vendas em um único ambiente digital.

Ao reunir os dados de forma acessível em uma plataforma, os líderes conseguem monitorar de forma integrada e aumentar a produtividade.

As tarefas burocráticas passam para o sistema automatizado de processos e isto aumenta consideravelmente a produtividade do departamento financeiro como um todo.

Curiosamente, emitir notas fiscais, fazer a contabilidade e controlar pagamentos não estão mais entre as tarefas manuais de muitos departamentos financeiros.

Atualmente, os profissionais responsáveis por essas atividades conseguem realizá-las remotamente e ainda automatizar a execução.

Dentro de uma gestão financeira digital as empresas conseguem resultados mais precisos tanto no sistema da companhia, como no controle do fluxo de caixa.

Controle digital

Quem poderia imaginar que os grandes arquivos com gavetas de ferro iriam parar nas mãos dos gestores financeiros?

Tente imaginar a quantidade de dados sobre produtos farmacêuticos que os profissionais precisavam acessar para obter informações estratégicas sobre eles?

Hoje, todos os dados se encontram em um dispositivo que cabe em nosso bolso e estão disponíveis depois de alguns toques na tela.

A praticidade define bem o que os dispositivos móveis oferecem para todos os setores, assim como as plataformas e sistemas elaborados para o departamento financeiro.

Nesse sentido, a tecnologia no setor farmacêutico traz mais autonomia e segurança, principalmente pela capacidade de armazenamento de informações.

Departamento financeiro na indústria farmacêutica

Certamente não faltam soluções para gestores farmacêuticos que buscam evoluir o setor financeiro de sua empresa.

Se você está buscando uma solução para monitorar o departamento financeiro e automatizar de forma simples todo o processo de reembolso feito por colaboradores, executivos ou propagandistas , o Portal RDV pode ajudar é a solução mais indicada no mercado.

Que tal assumir definitivamente o controle no processo de gestão dos reembolsos corporativos com análises de dados e avaliações estratégicas?

Tenha uma visão ampla da natureza dos gastos, seja por setor, colaborador, equipe ou projeto. Solicite uma demonstração agora mesmo!

fevereiro 8, 2021abril 22, 2021

Processo de reembolso para propagandistas da indústria farmacêutica

processo de reembolso na indústria farmacêutica

Assim como em diversos segmentos do mercado corporativo, o processo de reembolso se aplica perfeitamente ao modelo de gestão da indústria farmacêutica.

Antes de mais nada, precisamos compreender como funciona a política de reembolso corporativo e como ela pode ser aplicada para empresas farmacêuticas.

Basicamente, o reembolso consiste em devolver o valor gasto pelos propagandistas ou colaboradores internos enquanto estão a serviço da empresa.

Principalmente considerando o trabalho dos propagandistas do setor farma, que inclui visitas aos clientes, viagens de trabalho para conferências, congressos e seminários da indústria.

Em sua rotina de trabalho, o propagandista precisa promover medicamentos em hospitais, clínicas e farmácias, com visitas de apresentação dos medicamentos.

Nesse sentido, cabe à gestão entender que o sistema de reembolso pode automatizar processos aumentando a produtividade dos colaboradores, além de reduzir custos para a empresa. Principalmente pelo maior controle sobre os gastos corporativos, afinal, as ferramentas de hoje fornecem relatórios de atividades diárias e também a possibilidade de implementar políticas de reembolso corporativo.

Neste artigo, nossa proposta é mostrar como o processo de reembolso pode ser usado para gerir as tarefas dos propagandistas da indústria farmacêutica.

Portanto, continue a leitura para entender mais sobre como este sistema pode contribuir com a melhor gestão de despesas das empresas desse setor.

Processo de reembolso na indústria farmacêutica

Reembolso de combustível

Certamente um dos gastos mais comuns entre as empresas que têm colaboradores em trânsito, como os propagandistas farmacêuticos.

O primeiro ponto crucial deste processo é entender que cada veículo tem sua própria autonomia, e que o consumo pode variar de acordo com o motorista.

Por isso, os gestores precisam deixar claro quais as responsabilidades da empresa e as do propagandista, reduzindo dúvidas sobre o valor do reembolso.

Muitas empresas usam como parâmetro a tabela de consumo de combustível do Inmetro, que mede de acordo com cada veículo, outras preferem utilizar um valor fixo por km rodado.

Reembolso para viagens de negócios

Reservar passagens, hospedagem e gerenciar gastos com alimentação e deslocamentos internos fazem parte do processo de reembolso em qualquer lugar.

Nesse sentido, os gestores de empresas farmacêuticas precisam deixar claro para os propagandistas as regras sobre estes gastos.

A partir de ferramentas como o Portal RDV, as empresas conseguem gerenciar em tempo real todas as ações referentes a despesas corporativas originadas pelos colaboradores.

Desta forma os gestores podem controlar a política de gastos impedindo o mau uso do reembolso e, consequentemente, impactar as finanças da companhia.

Definir prazos para o reembolso

Outra forma de gerenciar melhor o sistema de reembolso dos propagandistas do setor farma inclui a definição e o cumprimento dos prazos.

Ou seja, cabe à gestão estabelecer as datas em que os reembolsos podem acontecer para que o setor financeiro tenha capacidade de contabilizar as despesas a tempo.

A partir da data em que a despesa ocorreu, os colaboradores entendem que existe um prazo para o envio do relatório para avaliação.

Automatização do processo

Além de todas essas vantagens, as ferramentas de gestão do processo de reembolso conseguem automatizar as funções.

Em outras palavras, permite que os processos como auditoria de gastos, aprovação de despesas, até o reembolso, aconteçam de forma automática.

Portal RDV e o processo de reembolso na indústria farmacêutica

Sem dúvidas o gerenciamento de despesas corporativas é um processo complexo que exige uma equipe qualificada.

Por isso, o Portal RDV facilita o reembolso no dia a dia das empresas, onde o gestor assume definitivamente o controle da gestão.

Quer tirar suas dúvidas? Que tal solicitar uma demonstração gratuita da nossa solução?

fevereiro 1, 2021fevereiro 1, 2021

Software de reembolso de despesas: conheça os mitos sobre este sistema

Atualmente, a tecnologia oferece novos modelos de gestão financeira e o software de reembolso de despesas é um dos símbolos da evolução.

Certamente as medidas anteriores aos sistemas digitais, como as planilhas de gastos e relatórios complexos, ainda fazem parte de muitas operações corporativas.

Nesse sentido, os gestores mais tradicionais ou conservadores, tendem a apegar-se a alguns mitos que os impedem de tomar a decisão em prol da tecnologia.

Ou seja, o pouco conhecimento sobre como a tecnologia pode ajudar a otimizar a gestão de reembolso, sabota não só o gestor, como também toda a operação.

Assim criam-se mitos, que funcionam como barreiras entre a gestão de reembolso antiga e o software de reembolso de despesas.

Entretanto, nossa ideia aqui é justamente derrubar todas as barreiras para que cada vez mais líderes empresariais caminhem em direção à evolução da gestão.

Antes de mais nada, precisamos entender que os softwares tem o objetivo de facilitar o processo de reembolso diariamente.

Por isso, reunimos neste conteúdo os principais mitos que pairam sobre as cabeças pensantes dos gestores em relação ao software de reembolso de despesas.

Software reembolso de despesas: principais mitos

Mito #1: “Só funcionam com internet”

Certamente existem sistemas de gestão financeira com reembolso que precisam de uma conexão com a internet para funcionar.

Principalmente aplicativos e sites corporativos, que tem como habitat natural justamente o ambiente online.

Mas, no caso dos softwares, não existe esta necessidade e o gestor assume definitivamente o controle no processo de reembolsos corporativos.

Ou seja, de qualquer lugar e sem precisar de conexão os gestores têm acesso a todo o processo de ressarcimento de verbas pela plataforma.

Além de automatizar o processo completo de gestão dos reembolsos, sistemas como o Portal RDV, permitem o cadastro de despesas offline, a partir de sincronização automática.

Mito #2: “Facilidade para fraudes”

Normalmente as pessoas tendem a acreditar no mito de que os softwares de gestão financeira são facilmente fraudados por criminosos.

Porém, a verdade mostra que estes sistemas funcionam a partir de definições sobre parâmetros e teto de gastos corporativos.

Desta maneira, os gestores conseguem alinhar as despesas com a política financeira de acordo com a realidade de cada empresa.

Além disso, após receber um cadastro referente a um gasto, o software de reembolso de despesas informa e aguarda validação dos gestores.

Caso contrário, o sistema atua diretamente no bloqueio desta despesa, o que ajuda a prevenir possíveis fraudes.

Mito #3: “Só grandes empresas têm acesso a este serviço”

Certamente toda empresa consegue trabalhar com um software de reembolso de despesas para ter maior controle sobre o orçamento corporativo.

E o porte ou segmento de atuação de uma companhia não define se a ferramenta serve ou não para ajudar a otimizar a gestão de gastos.

Em outras palavras, todas as organizações podem encontrar benefícios que simplifiquem a operação e tornem os processos menos burocráticos.

Como escolher o software de reembolso de despesas?

Registrar despesas com fotos de recibos e notas fiscais, armazenados por data, forma de pagamento, valores gastos, tudo de forma digital.

A partir de agora a sua empresa pode usar parâmetros para definir tipos de despesa e os valores de acordo com cargos, equipes ou colaboradores.

Até mesmo transações comerciais via cartão de crédito podem ter sua inclusão nos lançamentos de despesas no sistema.

Conheça agora mesmo o Portal RDV e comece a usufruir de todos os benefícios de um software de reembolso de despesas completo!

janeiro 26, 2021fevereiro 1, 2021

Portal RDV: esclarecemos as dúvidas sobre a implementação do sistema

Portal RDV: dúvidas sobre implementação do sistema

O Portal RDV entrega ao gestor de despesas corporativas uma ferramenta capaz de controlar toda operação de forma eficaz.

A partir de um sistema multiplataforma, os líderes ganham maior mobilidade de operação, o que gera mais produtividade da equipe e melhores resultados.

Por isso, cada vez mais empresas aderem ao modelo de reembolso automatizado que inclui todo o processo tradicional no ambiente digital.

Entretanto, para alguns gestores ainda existem dúvidas em relação à implementação do sistema que os distanciam de um modelo moderno de sistema de reembolso.

Com o intuito de derrubar esses questionamentos, decidimos esclarecer as principais dúvidas sobre a implementação do Portal RDV na sua operação. Confira!

Dúvidas sobre a implementação do portal RDV

Entre as questões que os gestores têm sobre como implementar nosso sistema, destacamos as principais:

Precisa de internet para funcionar?
Aplicável para qualquer negócio?
Possui integração com ERP?
Permite controlar todos os gastos?

O Portal RDV precisa de internet para funcionar?

Talvez a maior dúvida dos gestores quanto a implementação do sistema tenha relação direta com o uso de internet para cadastrar as despesas.

Portanto, precisamos esclarecer que o Portal RDV funciona tanto na web quanto pelo aplicativo mobile, sem a necessidade de conexão.

O sistema sincroniza despesas automaticamente via celular ou tablet durante todo o processo de reembolso, desde o cadastro de um gasto até sua aprovação.

O sistema funciona para todos os modelos de negócio?

Outra dúvida comum para os líderes implica no uso de uma ferramenta que tenha a capacidade de atender cada operação a partir de suas políticas de reembolso.

Certamente nosso sistema permite que cada empresa possa cadastrar parâmetros de gastos que servem também como referência para a equipe.

Ou seja, a operação funciona de maneira ágil independente do orçamento disponível para os colaboradores usarem durante deslocamentos e viagens de negócios.

Isto significa definir o tipo de despesa permitida de acordo com cargos, equipes ou para cada colaborador especificamente.

Além disso, o Portal RDV ainda permite o ajuste de cada gestão em relação aos limites de valores alinhados com a realidade da empresa.

O Portal RDV permite integração com ERP (Enterprise Resource Planning)?

Sim. O sistema que desenvolvemos mantém constante evolução e uma delas é a facilidade de integração das despesas corporativas com diferentes ferramentas de ERP.

Principalmente pelo número de opções que os gestores têm no mercado sobre ferramentas de planejamento dos recursos empresariais.

Além disso, a plataforma pode importar transações feitas com cartão de crédito corporativo, conciliando com despesas lançadas no sistema.

Consigo controlar todos os gastos?

O Portal RDV oferece a possibilidade de manter o controle integral sobre as despesas corporativas em diferentes projetos.

Nesse sentido, o sistema usa dados internos sobre os membros de cada equipe com base em categorias que contabilizam as despesas de forma centralizada.

Consequentemente, os gestores controlam os gastos exercendo o poder de aprovação ou rejeição de despesas em relatórios de reembolsos.

Em outras palavras, as análises de dados oferecem uma visão ampla sobre a natureza de gastos empresariais.

Expertise do Portal RDV

Com mais de cinco anos no mercado, a ferramenta caminha para uma nova versão, com funcionalidades de otimização mais eficientes.

A Viceri, mantenedora do Portal RDV, busca diariamente a eficiência corporativa com soluções disruptivas e de alto impacto. Fale agora mesmo com um de nossos especialistas e solicite uma demonstração do Portal RDV para seu negócio!

janeiro 11, 2021janeiro 12, 2021

Reembolso de despesas de viagem: como evitar os erros mais comuns?

Adotar um sistema de reembolso de despesas de viagem e gestão financeira empresarial é um passo em direção a uma operação mais assertiva.

Lidar com dinheiro requer cuidados principalmente quando colaboradores desempenham suas funções em trânsito, desde visitas e reuniões a viagens de negócios.

Atualmente, as viagens corporativas funcionam como parte da estratégia de crescimento de diferentes empresas e, por isso, os gestores precisam evitar falhas.

Gerenciar o reembolso de despesas de colaboradores que viajam em nome de suas companhias necessita de atenção para detalhes que fazem a diferença.

Ou seja, qualquer erro pode representar prejuízos de diferentes naturezas, tanto para a organização, quanto para o viajante.

No caso das empresas, quando acontecem erros nesta etapa, normalmente representa pagamento de juros por atraso.

Por outro lado, para os colaboradores, os principais aspectos que definem os erros de reembolso incluem desgaste físico, mental e emocional.

Erros comuns em reembolso de despesas de viagem

Neste artigo, vamos mostrar quais os principais erros cometidos pelos líderes em reembolso de despesas de viagem, para evitar que aconteçam.

Falta de planejamento

Pagar por passagens e hospedagens mais caras que o normal mostra perfeitamente que a gestão não planejou bem os gastos da operação.

Quanto mais perto da data de embarque ou do check in nos hotéis, maior será a fatura de pagamento para a empresa.

A partir de um planejamento prévio a gestão consegue monitorar as datas mais importantes para viagens corporativas e planejar seus gastos.

Políticas restritivas/liberais

O equilíbrio das finanças gera resultados satisfatórios para ambos os lados em um modelo de reembolso de despesas corporativas.

Ou seja, tanto as políticas restritivas demais quanto as muito liberais trazem o desequilíbrio para a gestão financeira e de pessoas.

Por exemplo, ao oferecer um orçamento baixo para alimentação, transporte e hospedagem, a gestão impacta o bem estar dos colaboradores em trânsito.

Em contrapartida, empresas que optam pela política de gastos com margem elevada, acabam tornando a viagem corporativa mais cara que o necessário.

Nesse sentido, a busca dos líderes deve focar na procura pelo equilíbrio na gestão de viagens corporativas, atento às necessidades do colaborador e o orçamento da companhia.

Negar tecnologias

Quem ainda pensa que a tecnologia não contribui com as tarefas financeiras de uma empresa comete um erro primário diante do mundo em que vivemos.

Ao contrário, a tecnologia mostra-se cada vez mais, uma aliada para a gestão de viagens empresariais, com diversas funções para organizar as despesas.

A partir de sistemas digitais como o Portal RDV, os gestores conseguem produzir relatórios, assim como aprovar os pagamentos referente a cada viagem.

Além disso, o acesso ao sistema permite o uso de dispositivos móveis, como smartphones, para tornar a operação mais ágil.

Comprovantes da despesa

Gerenciar os comprovantes de despesas em viagens corporativas implica em alguns erros comuns aos gestores do departamento financeiro.

O relatório de despesas deve ter alinhamento preciso com os dados sobre cada comprovante para validar o reembolso de gastos.

Por isso, sistemas online minimizam erros ao registrar despesas em tempo real e eliminam as chances de perda dos comprovantes fiscais.

Por outro lado, os comprovantes ilegíveis impactam o orçamento de forma negativa porque comprometem a leitura do documento e, consequentemente, seu reembolso.

Ferramenta para reembolso de despesas de viagem

Depois de conhecer os erros mais comuns na gestão de gastos empresariais em viagens corporativas, resta evoluir a gestão financeira da sua empresa.

Além de prevenir custos extras em viagens de negócios, dê um passo à frente da concorrência a partir do Portal RDV. Conheça agora mesmo tudo sobre nossa solução!

janeiro 4, 2021janeiro 6, 2021

Gastos corporativos: como controlar corretamente a gestão financeira

A tarefa de controlar os gastos corporativos funciona como um dos principais indicadores de que uma empresa tem um caminho traçado e o segue fielmente.

Certamente a gestão financeira das organizações exerce um papel essencial para que todas as áreas tenham recursos suficientes para operar.

Por outro lado, quando este departamento não têm a atenção devida dos gestores, mais cedo ou mais tarde o negócio será impactado negativamente.

Para os gestores de empresas, manter as finanças corporativas em ordem incide na saúde dos negócios e, consequentemente, na manutenção de colaboradores nas equipes.

Nesse sentido, quanto mais apto e preparado para lidar com os gastos corporativos de forma assertiva, melhor será o desempenho da companhia.

Portanto, não há exagero em comparar o setor de gestão financeira com o coração das organizações, que precisa esbanjar saúde para que tudo funcione.

Para tomar decisões financeiras estratégicas, os gestores contam com ferramentas e análises que ajudam a administrar riscos para os cofres das empresas.

Ou seja, a gestão financeira hoje vai além de contas a pagar e receber, assumindo uma postura mais competitiva nos negócios.

Isto significa que cada vez mais os gestores financeiros participam das estratégias de precificação e de custos, por exemplo.

Para contribuir com a gestão financeira da sua empresa, reunimos os aspectos sobre o gerenciamento correto e com sabedoria dos gastos corporativos.

Gestão de gastos corporativos

Conheça agora os principais aspectos que tornam uma gestão financeira mais assertiva para a organização e que podem ser adotados em todos os segmentos.

Conheça a realidade financeira da empresa

O primeiro passo para os gestores de finanças corporativas terem bom rendimento é entender que todas as ações tomadas por ele impactam diretamente os negócios.

Portanto, antes de qualquer decisão do setor de finanças da empresa deve-se considerar os contratos vigentes e os índices baseados em dados concretos.

Ao fazer uma análise detalhada das contas e gastos de cada empresa, os gestores precisam considerar o histórico de finanças da empresa.

Ou seja, saber quais os gastos fixos e variáveis, que resultam em cobranças recorrentes para a organização como contas a pagar, comissões, etc.

Renegociar contratos

Sem dúvidas toda empresa tem contratos que podem ser renegociados principalmente depois de conhecer a real importância de cada um para a organização.

Ou seja, ao identificar despesas que podem ser renegociadas com prestadores de serviços e fornecedores, por exemplo, a gestão deve buscar a otimização destes gastos.

Entretanto, ao adotar esta medida a gestão precisa compreender que todo o processo leva tempo para que ambas as partes saiam satisfeitas, sem comprometer o desempenho.

Mesmo assim, ao final do processo de renegociação com empresas parceiras de negócios, o orçamento empresarial estará mais estruturado para novos desafios.

Monitoramento em tempo real

Um dos segredos da boa gestão de gastos corporativos passa pelo monitoramento de todas as receitas que envolvem o orçamento da empresa.

Manter uma regularidade permite melhores avaliações sobre os resultados em relação ao planejamento previsto pela gestão financeira.

Além de ajudar a manter o desempenho alinhado com o orçamento empresarial, monitorar significa corrigir erros durante o percurso, principalmente se inclui verbas.

Ferramentas para controlar gastos corporativos

Atualmente o mercado oferece diferentes ferramentas que contribuem diretamente com a gestão de gastos corporativos, como o Portal RDV.

A partir desta ferramenta, os gestores conseguem otimizar a produtividade da equipe ao mesmo tempo que monitoram toda a operação de reembolso corporativo de forma automatizada.
Quer conhecer um pouco mais sobre nossa solução? Então solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!

dezembro 21, 2020dezembro 17, 2020

Software de reembolso de despesas: guia para a cultura de inovação

A transformação digital chegou ao departamento financeiro das empresas e um dos símbolos desta evolução é o software de reembolso de despesas.

Principalmente pela necessidade de tomar decisões rápidas e estratégicas, a tecnologia ganha cada vez mais importância para os gestores financeiros.

Sem dúvidas, este setor tem o estigma de operar com processos burocráticos a partir de sistemas engessados de gestão.

Porém, a inovação empresarial atinge todos os departamentos corporativos, em diferentes segmentos, e demanda profissionais cada vez mais inseridos na cultura de inovação.

Isto significa que, hoje, com a tecnologia presente no dia a dia das empresas, os profissionais do setor financeiro conseguem eliminar as tarefas burocráticas.

A partir da automação dos processos, os gestores ganham tempo para analisar as finanças – principalmente ao gerar relatórios em tempo real.

Desta forma os líderes conseguem se basear em dados relevantes para tomar melhores decisões para a organização.

Para contribuir com a utilização destes sistemas inteligentes pelos gestores financeiros, criamos este pequeno guia para empresas que usam estes softwares

Software de reembolso de despesas: guia para empresas

A automação do departamento financeiro garante processos mais efetivos, porém trata-se de uma novidade para profissionais mais tradicionais.

Entretanto, os novos modelos de gestão de finanças identificam e facilitam o direcionamento das estratégias adotadas em cada organização.

Para compreender onde os softwares de reembolso atuam efetivamente, separamos os serviços que otimizam a operação e o desempenho corporativo como um todo.

Balanço financeiro

Quando se aproximava a data para o fechamento financeiro de uma companhia, os colaboradores se preparavam para um árduo trabalho manual.

Diante da transformação digital que alimenta a inovação empresarial, estes departamentos conseguem reduzir pela metade o tempo e os esforços destinados a esta tarefa.

Por meio da unificação dos dados corporativos, as plataformas aprimoram seus processos financeiros gradativamente.

Decisões estratégicas

Ter o controle financeiro organizado permite ao gestor planejar futuras ações com base em dados assertivos que se transformam em tendência.

Portanto, para que as análises sejam realmente eficazes e os planejamentos estratégicos tenham assertividade, o sistema deve apresentar informações qualificadas.

Por exemplo, os softwares de reembolso de despesas corporativas funcionam de maneira integrada ao plano financeiro e garantem o alinhamento dos gastos com a cultura de inovação aplicada pela tecnologia.

Automação de processos

O conceito ERP (Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento dos Recursos Empresariais) hoje em dia, foi parar nas nuvens. Literalmente.

A partir de sistemas “in cloud” gestores de finanças eliminam interrupções e o preenchimento de planilhas, ainda comuns em empresas conservadoras.

Além disso, a tecnologia dos softwares de reembolso de despesas possibilita atualizar sistemas de maneira automática.

Business Intelligence (BI), criptomoedas, Big Data e Internet das Coisas, todos termos novos para o setor financeiro, mas que fazem parte do dia a dia das empresas mais engajadas deste segmento.

Software de reembolso de despesas como aliado

Quando o setor financeiro de uma organização busca por habilidades e ferramentas que melhorem seus processos, a transformação impacta a cultura empresarial.

Nesse sentido, saem de cena a emissão de notas físicas, assim como outras ações antigas obsoletas diante da inovação que o setor financeiro traz.

Certamente os gestores mais modernos realizam estas tarefas pelo smartphone a partir de um sistema automático, como o Portal RDV.

Ou seja, as análises e avaliações estratégicas ajudam a obter uma visão ampla dos gastos corporativos, seja por setor, colaborador, equipe ou projeto.

Saiba como integrar nossa ferramenta ao seu ERP para acessar dados sobre colaboradores, despesas e tudo de relevante para um melhor desempenho.

dezembro 14, 2020abril 22, 2021

Reembolso corporativo: dicas para simplificar e automatizar os processos

Certamente a política de reembolso corporativo compõe o modelo de gestão financeira de empresas de portes e segmentos distintos.

Entretanto, existem pontos fracos neste sistema que podem contribuir de forma negativa para a companhia, principalmente pelo aspecto burocrático.

Ou seja, ao fazer o reembolso das despesas geradas pelos colaboradores, todo o processo costuma acontecer de forma lenta.

Por exemplo, considerando despesas como hospedagem e alimentação em trânsito, o colaborador terá o reembolso posterior, o que envolve outros setores da empresa.

Somente após a entrega de relatórios sobre os gastos corporativos, apresentação de recibos e comprovantes de pagamento, a gestão realiza o reembolso.

Por isso, cada vez mais gestores buscam alternativas para gerenciar as despesas dos colaboradores de forma ágil, assertiva, mas simples e prática.

Como otimizar o reembolso corporativo?

Antes de mais nada, os gestores precisam entender que a otimização do reembolso ajuda a diminuir os erros e, consequentemente, os prejuízos financeiros da empresa.

Para contribuir com a gestão financeira de empresas de diferentes portes e segmentos, reunimos as principais dicas para otimizar o reembolso corporativo.

Leia até o final deste conteúdo para conhecer algumas formas de melhorar o sistema de reembolso da sua empresa, como:

Uso da tecnologia
Política de gastos
Criação do processo
Ferramentas digitais

Uso da tecnologia

Não importa qual o departamento que a sua empresa precisa otimizar, a tecnologia de hoje consegue atuar em diferentes processos, inclusive o de reembolso corporativo.

Portanto, o primeiro passo dos gestores em direção aos processos otimizados é o de abraçar a tecnologia e aplicar suas ferramentas na gestão financeira.

Após a implementação da tecnologia disponível no mercado, os gestores percebem as vantagens principalmente em processos manuais que tornam-se automatizados.

Ou seja, aquelas tarefas mecânicas como preencher planilhas de gastos e despesas ficam à cargo dos softwares e plataformas digitais.

Diante de tantas soluções tecnológicas, os gestores precisam compreender que o diferencial competitivo nos dias de hoje inclui o uso de tecnologia nas operações.

Política de gastos

A partir da ideia de que a tecnologia funciona como braço direito da gestão moderna, o próximo passo da gestão define as regras do jogo.

Cabe aos gestores organizar a política de gastos empresariais para que todos os colaboradores entendam exatamente quanto e como gastar.

Estabelecer limites de gastos em alimentação, transporte, hospedagem, combustível, assim como quais despesas pertencem à política de reembolso da organização.

Todas estas despesas devem se alinhar com a realidade financeira de cada companhia, de acordo com dados reais, para que a gestão possa evitar gastos excessivos.

Criação do processo

Em seguida a gestão financeira precisa definir como o reembolso corporativo será realizado, de maneira que os colaboradores entendam corretamente.

Apresentação de notas fiscais, formatos de relatório de despesas (planilha ou plataforma digital), assim como o período para o reembolso.

Ao obter estas respostas a gestão financeira consegue maior assertividade nos processos que envolvem o ressarcimento de despesas corporativas, principalmente por conta da elaboração de um padrão de reembolso destas despesas alinhado com a realidade de cada equipe.

Ferramentas digitais de reembolso corporativo

O portal RDV é uma plataforma segura que contribui com a gestão financeira simplificando os processos, seja da gestão ou da equipe de colaboradores.

Trata-se de uma solução 100% digital criada para otimizar o controle de gastos corporativos de maneira moderna e eficaz.

Pelo smartphone ou tablet, os colaboradores cadastram despesas mesmo sem acesso à internet a partir de um sistema de sincronização automática.

Além disso, a ferramenta permite definir parâmetros de despesas e teto de gastos capazes de bloquear possíveis fraudes no sistema.

Portanto, o portal RDV potencializa a produtividade das equipes ao eliminar o preenchimento de planilhas, a perda de recibos e despesas indevidas.

Aproveite e conheça nossa solução agora mesmo!

novembro 30, 2020dezembro 1, 2020

Cultura orçamentária: por que este conceito é importante para empresas?

Dentro da gestão empresarial, a cultura orçamentária tem papel fundamental para a saúde financeira dos negócios.

Este fator determina o desenvolvimento econômico saudável das empresas e contribui também com o planejamento financeiro das organizações.

A responsabilidade pelos gastos e despesas de uma companhia torna-se, cada vez mais, um dos principais desafios da gestão moderna.

Por isso, toda equipe precisa se manter engajada com a cultura orçamentária para garantir os melhores resultados nos negócios.

Para entender como funciona toda parte orçamentária de uma companhia, precisamos compreender primeiro a cultura empresarial.

Como funciona a cultura orçamentária na prática?

Normalmente a cultura de uma gestão corresponde ao perfil e ao comportamento de seus líderes e o mesmo vale para a questão orçamentária.

Logo, cada operação desenvolve suas características próprias assim como as pessoas que dirigem o processo empresarial.

Nesse sentido, os empreendedores e gestores têm no orçamento a base para o desenvolvimento de uma cultura voltada para resultados.

Sem dúvidas a cultura orçamentária depende fundamentalmente do engajamento e comprometimento do time com este departamento.

Engana-se quem pensa que este setor abrange somente questões de controle financeiro de gastos da gestão empresarial.

Além destes quesitos, a cultura de orçamento incide sobre novos investimentos em produtos, canais, entre outras formas de aumentar a rentabilidade dos negócios.

A partir de uma visão realista do cenário econômica da organização e de seu mercado, o gestor pode estabelecer orçamentos de curto, médio e longo prazo.

A importância da cultura orçamentária para empresas

Com um planejamento embasado no orçamento, as empresas conseguem reduzir gastos e direcionar melhor seus investimentos.

Tomar decisões estratégicas impacta diretamente na longevidade de uma companhia e, por isso, não se pode deixar de considerar o orçamento empresarial.

A partir de análise baseada em dados, a gestão consegue criar metas mais assertivas, assim como indicadores para novos planos de ação.

A gestão orçamentária também permite avaliar se determinado investimento tem viabilidade ou não a partir de projeções de valores, receitas e despesas associadas.

Como implementar a cultura orçamentária?

O quanto antes uma organização adotar a cultura orçamentária, melhor para a saúde financeira da empresa.

Principalmente pela importância do engajamento dos colaboradores de diferentes setores da companhia em prol desta cultura.

Para isto, o primeiro passo consiste em elaborar um orçamento empresarial com objetivos e planos de ação bem definidos junto a todos os envolvidos.

Métricas e indicadores também fazem parte do dia a dia da cultura orçamentária e precisam de estímulos constantes ao uso por parte dos gestores.

Além disso, ao implementar este conceito em sua empresa, a flexibilidade deve nortear os gestores na adaptação da empresa e do mercado em que atua.

Desta forma os resultados positivos da organização tem relação direta com as práticas de orçamento de cada companhia.

Análise da cultura organizacional

Antes de implementar a cultura orçamentária os gestores podem promover pesquisas com a equipe de colaboradores para entender o engajamento deles com a cultura organizacional.

Desta maneira, a gestão entende quais os pontos mais relevantes e os aspectos que precisam de mais atenção antes de implementar qualquer conceito.

Engajamento de líderes

Outra dica fundamental para que a implementação seja a mais sutil possível inclui a participação dos líderes da empresa.

Ou seja, com o apoio dos principais diretores da companhia, o caminho para uma cultura orçamentária tende a se abrir mais facilmente.

Portanto, o principal catalisador da cultura de orçamento na gestão empresarial encontra-se nos impactos positivos na saúde financeira.

Quer ter mais controle sobre as finanças e especialmente sobre a política de reembolso em sua empresa? Então conheça o Portal RDV!

novembro 23, 2020dezembro 17, 2020

Relatório de despesas corporativas eficaz: o que não pode faltar?

Empresas de sucesso que operam com viagens corporativas ou atividades externas no dia a dia, necessariamente contam com relatório de despesas corporativas.

Além de oferecer maior organização para a gestão financeira da corporação, os relatórios ajudam no controle de gastos e em decisões estratégicas. Porém, ao criar este documento é essencial que todos os aspectos primordiais sejam integrados ao documento, desde a hospedagem e alimentação até os deslocamentos mais curtos.

Certamente estes gastos representam um valor significativo para a empresa e este torna-se o principal motivo para manter o controle total sobre estas despesas.

Por isso, cada vez mais este documento torna-se fundamental para o gestor no acompanhamento dos gastos que, em alguns casos, vira investimento.

Principalmente quando fazem parte de uma estratégia para aumentar o faturamento da companhia, a partir de prioridades e metas.

Para evitar dúvidas na hora de criar um relatório de de despesas corporativas, reunimos os principais aspectos que precisam ser considerados ao criar um relatório.

O que não pode faltar no relatório de despesas corporativas

A partir de agora conheceremos os principais aspectos que precisam fazer parte do relatório de gastos empresariais:

Tecnologia
Dados pessoais atualizados
Origem da despesa
Despesas por setor
Registro de aprovação
Nota fiscal

Tecnologia para relatório de despesas corporativas

Atualmente a tecnologia disponibiliza mecanismos que contribuem com a operação de todas as empresas, em diferentes segmentos.

Para que a operação obtenha o melhor relatório de despesas corporativas, a tecnologia dispõe de diferentes ferramentas que permitem ao viajante prestar contas em tempo real.

Cada vez mais aplicativos e softwares fornecem soluções de controle financeiro e de análise sobre o histórico de gastos corporativos.

Por isso, manter os relatórios conectados aos sistemas de gestão traz uma visão única sobre o processo e todo o fluxo de despesas.

Dados pessoais atualizados

Certamente, os colaboradores e profissionais que fazem parte do processo de gastos corporativos precisam manter seus dados atualizados constantemente.

Desde informações primárias como nome completo, telefone e email, a dados bancários e de identificação pessoal.

Origem da despesa

A segunda principal informação que não pode faltar em um relatório de despesas se refere ao tipo de despesa criada por cada colaborador.

Ou seja, determinar os valores direcionados a alimentação, transporte, hospedagem, entre outras despesas comuns em cada modelo de operação.

Por exemplo, em algumas empresas uma categoria como transporte pode precisar de mais detalhes sobre o tipo de veículo.

Assim como um gasto com alimentação pode oferecer maiores detalhes como um almoço, jantar ou lanche.

Nesse sentido, cada categoria de despesa contém suas necessidades em relação aos tipos de gastos recorrentes em cada negócio.

Despesas por setor

Outro aspecto considerado por gestores para compor o relatório de despesas corporativas é a divisão, ou alocação, de cada despesa de forma diferente.

Em outras palavras, cada empresa tem sua forma de registrar suas despesas, seja por centros de custos, por projetos, entre outros.

A partir desta alocação os gestores conseguem realizar análises sobre rentabilidade, fazer comparativos de despesas e de orçamentos da organização.

Registro de aprovação

Por fim, todas as despesas devem receber a aprovação por parte da gestão e esta ação não pode faltar no relatório de despesas corporativas.

A partir da realidade financeira da empresa, a gestão desenvolve limites de gastos que determinam a aprovação ou não das despesas.

Nota fiscal

Apesar de todas as funcionalidades que as empresas e seus gestores ganham com a tecnologia, uma das peças mais importantes ainda é a nota fiscal.

Trata-se de um comprovante obrigatório em todos os tipos de relatórios de despesas corporativas.

Atualmente a tecnologia também incide sobre a nota fiscal a partir de documentos digitalizados, eliminando riscos de perda.

Relatório de despesas corporativas com o Portal RDV

Caso sua empresa esteja buscando modelos que facilitem o dia a dia da operação em relação aos gastos empresariais, o Portal RDV é a solução ideal.

Nossa ferramenta permite o cadastro de despesas via celular ou tablet sem necessidade de conexão com a internet, a partir de um sistema que sincroniza automaticamente.

Defina parâmetros de despesas, teto de gastos, para que a gestão se mantenha sempre informada e atuando de forma mais ágil com as despesas corporativas. solicite uma demonstração gratuita do Portal RDV!